Cómo dar formato a un Memorando

Memos asegurar que todos los empleados de una oficina reciben la misma información.
Memos asegurar que todos los empleados de una oficina reciben la misma información. (Imagen: Polka Dot Images / lunar / Getty Images)

Cuando tenga que difundir información rápidamente a través de todos los departamentos de la organización, por lo general escribir un memorándum. Memorandos son más informales que las cartas comerciales y son útiles para anuncios tales como nuevos procedimientos, cambios en cuestiones de recursos humanos, el progreso de la empresa, y contrataciones de personal y promociones. Para facilitar la lectura, notas requieren un formato específico.

Ejecutar la aplicación de procesamiento de texto y busque las opciones de configuración de página. Especificar un margen de una pulgada a la derecha, superior e inferior de la hoja. Utilice un margen de 1.5 pulgadas en el lado izquierdo.

Ponga los siguientes elementos básicos en la esquina superior izquierda de la nota:

A: (receptores principales) De: (tu nombre) cc: (otros que reciben la nota) Fecha: (fecha de la nota se distribuyó) Asunto: (tema de la nota)

Ya sea en mayúscula la primera letra o todas las letras de cada elemento identificador, y poner una línea en blanco entre cada elemento. Puede intercambiar el orden de la "A" y "De" identificadores. Aclarar el contenido de sus comunicaciones mediante el uso de características específicas en el tema. Por ejemplo, no se limite a decir “Nuevo empleado” pero “Bienvenido Mary Roberts, nuestro nuevo Director de Comunicaciones.”

Indicar el tema de la nota en el primer párrafo. Utilizar frases claras y concisas que son fáciles de leer. Si desea que el destinatario para tomar acción como resultado de la nota, este estado en el primer párrafo. Aunque las notas son menos formales de comunicación, se debe utilizar el estilo de escritura de negocios y palabras.

Poner la información menos importante en los párrafos segundo y siguientes, y saltar una línea entre párrafos. Para garantizar que se observan los puntos importantes, romper elementos en listas con viñetas siempre que sea posible. Mantenga la longitud de la nota a una o, a lo sumo, dos páginas.

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Utilice títulos y secciones específicas requeridas por su empresa. Por ejemplo, muchas empresas de ingeniería requieren determinadas líneas. En general,

"Propósito" describe la razón de la nota.

"Resumen" resume el contenido.

"Antecedentes / Discusión" describa cómo llegó a sus conclusiones. Esta forma típicamente la mayor parte de tales memos.

"Conclusión / Acción" responde a las cuestiones planteadas por el propósito, o llama al lector a la acción.

Video: El Memorando

Indicar su aprobación de la nota por cualquiera de escritura a mano sus iniciales al lado de su nombre en el "De:" línea, o mediante la firma de la parte inferior de la nota.

Consejos & advertencias

  • Puede enviar notas entre oficinas a través de correo electrónico, pero sigue el mismo formato que para las versiones impresas.
  • Evitar poner información confidencial en las notas.
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