Cómo escribir una nota de Contabilidad
Las notas se escriben como contador dicen mucho acerca de su experiencia profesional y su credibilidad. Los contadores se cargan con la escritura de todo tipo de notas, incluyendo notas informales internas a colegas y supervisores, notas formales a las unidades departamentales y notas fiscales a los clientes. Un memorando de contabilidad mal escrito puede confundir a los destinatarios y dañar su compañía de pie. Aprender a escribir notas de contabilidad con claridad y precisión es clave para la comunicación empresarial efectiva y establecer una reputación favorable dentro de su organización.
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Determinar la audiencia y el propósito de la nota. La mayoría de las notas se utilizan para llamar la atención a los problemas, ofrecer soluciones, comunicar los objetivos oficiales de la compañía o transmitir información nueva. No envíe una nota a toda una oficina si sólo se trata de un departamento. Ten en cuenta también la sensibilidad del material y si la información se transmite a través de una mejor nota oficial o la comunicación cara a cara.
Formatear el encabezado de la nota mediante los siguientes segmentos: A: (nombres de los destinatarios y los títulos de trabajo),
DE: (tu nombre y puesto de trabajo), Fecha: (fecha completa y actual) y sujeto: (lo que la nota está a punto).Asegúrese de destinatarios son abordados por su nombre correcto y títulos de trabajo formales. Sea específico y conciso en su línea de asunto. Por ejemplo, "Fin de barrio", como una línea de asunto podría significar cualquier cosa a los destinatarios. En su lugar usar algo como, "Nuevos Procedimientos de presentación de Fin de barrio."
Dará una breve descripción de lo que el memorando se trata en el segmento de apertura. El propósito de las sesiones de apertura es aclarar a los destinatarios por eso que han recibido la nota y por qué deberían leer el documento. Mantener el segmento de apertura a un párrafo corto.
Video: Tutorial: Cómo hacer una nota periodística
Añadir contexto describiendo el problema, hecho, circunstancia o el fondo de la nota. El contexto puede ser la frase inicial del párrafo siguiente ( "Debido a la confusión relacionada con los procedimientos de presentación del trimestre anterior..."), O un párrafo completo y por separado, dependiendo de la cantidad de información necesaria para obtener todos los destinatarios a la velocidad.
Siga el contexto con el segmento de trabajo, que es la parte de la nota que describe lo que se está haciendo para resolver el asunto o problema ( "nuevos procedimientos de presentación que estamos implementando para el próximo trimestre..."). Mantenga el segmento tarea a una frase o un párrafo breve, dependiendo de la complejidad del tema en cuestión.
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Siga el segmento tarea con una discusión completa que proporciona detalles adicionales y apoyo. El segmento de discusión debe ser la parte más larga de la nota e incluir todos los hechos e investigaciones que respaldan la recomendación (s) establecido por la nota. El plomo con los detalles más pertinentes y puntos fuertes de pruebas.
Termina la nota con un segmento de cierre corto, no más de un párrafo, que describe cortésmente las acciones que desee a los destinatarios de la nota a tomar ( "A partir del próximo mes, por favor, siga los nuevos procedimientos de presentación..."). El estrés de cómo los receptores se beneficiarán de seguir las medidas presentadas en la nota ( "Esperamos que estos nuevos procedimientos de presentación le ahorrará tiempo y disminuir su carga de trabajo...").