¿Cómo escribir una política de compras?

Escritura de una política de compras puede parecer una pérdida de tiempo, especialmente en una pequeña empresa. Sin embargo, tener una política formal de que todos los empleados comprendan ayudará a asegurar que usted gasta su dinero sabiamente operativo. A medida que crecen, las políticas escritas se convertirá en fundamental para su éxito. Escriba su política de compras con los que se va a usar en mente. Si no son capaces de entender la política, o si el proceso es demasiado complicado o difícil de manejar, los empleados se sienten frustrados y son más propensos a cometer errores ya sea intencionadamente o ignorar la política con el fin de hacer el trabajo.

Decidir quién tendrá autoridad para realizar compras en nombre de la compañía. Ponerle límites a la autoridad de compra y determinar quién va a aprobar compras superiores a esos límites.

Escribe directrices para la selección de proveedores. Determinar cómo el proceso de la oferta va a funcionar y cuántas ofertas se deben obtener para cada oportunidad. Explicar todos los criterios que los compradores deben utilizar para evaluar las ofertas. Los criterios pueden incluir precio, calidad, seguros, duración de la operación de proveedores y más.

Especificar las circunstancias bajo las cuales los empleados pueden entrar en contrato. Expondrán el procedimiento de aprobación del contrato y asignar autoridad para la firma del contrato. Establecer un límite máximo del contrato. Estipular la frecuencia con servicio regular de contratos debe ser evaluado.

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Establecer reglas sobre la aceptación de regalos y comidas de los vendedores. Algunas empresas permiten a las comidas, pero no regalos, mientras que otras compañías permiten regalos hasta un cierto valor en dólares. Algunas compañías permiten regalos grupo, pero los regalos no personales y algún vendedor no lo quiera regalar su totalidad.

Redactar una política de conflicto de intereses. Algunas empresas prohíben empleados para la compra de los vendedores en los que poseen un interés: otras se extienden la prohibición a las empresas en las que un amigo cercano o un miembro de la familia posee un interés. Todavía otros se aplican tal restricción.

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Establecer pautas de confidencialidad. Estipular qué tipo de información se considera confidencial y establecer un período de tiempo durante el cual los empleados en posesión de esta información se prohíbe a soltarlo.

Explique su sistema de pedidos. Dar instrucciones sobre la escritura y la emisión de órdenes de compra. Si su sistema informático le permite establecer los niveles de existencias mínimas de compra y alerta cuando se alcanzan esos niveles, explicar cómo hacer esto. Si sus almacenes comerciales mercancías utilizando una codificación de barras u otro sistema informático, proporcionar instrucciones sobre cómo cambiar los productos existentes y la creación de otras nuevas.

Documentar la política de otros empleados, tales como el personal de recepción, utilizarán para hacer los agentes de compras conscientes de que falta, dañado o envíos erróneos.