Cómo escribir una carta de disculpa para los clientes
Por mucho que usted puede proporcionar el mejor servicio posible, inevitablemente habrá momentos donde no tendrá clientes insatisfechos. Algunos incidentes pueden ser únicamente su culpa, mientras que otros pueden resultar de un cliente oportunista tratando de obtener algo de forma gratuita a través de una muestra de enojo falso. En cualquier caso, es esencial que abordar la cuestión con amabilidad y tacto, como un cliente molesto tiene el poder de difundir publicidad negativa acerca de su negocio.
Video: Como hacer una carta de disculpa
Reunir todos los hechos de la situación. La última cosa que quieres hacer es escribir una carta modelo que no tiene en cuenta todos los detalles de la situación. Un cliente enojado o despechado quiere ver que se tomaron el tiempo para entender personalmente su queja y que realmente importa. Si es posible, hablar con todas las personas que fue testigo del incidente si había varios empleados involucrados. Esto es importante porque si usted consigue solamente el punto de vista de un miembro del personal, puede ser sesgada si sigue loco por ella o por el cliente.
Disculpas de inmediato en la carta. No irse por las ramas con bromas ociosas al principio. La primera frase debe implicar "Lo sentimos" en alguna forma o manera. Se puede añadir cualquier otra suavizado prolijo más en el resto del cuerpo de la carta, pero mantener lo primero es lo primero y disculparme lo más rápido posible.
Mostrar empatía por la situación del cliente. Decir que lo sientes es importante, pero no puede hacer daño a detener las posibilidades de que las compras con usted otra vez, como él puede pensar que sólo estás pidiendo disculpas porque tienes que. Entrar en detalles. Por ejemplo, si el cliente se cortocircuita una bandeja de comida para una orden de catering, explicar cómo se entiende la vergüenza que pueda sentir ya que él estaba tratando de impresionar a nuevos clientes a su reunión de negocios.
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Ofrecer algo compensatoria si es posible. Por supuesto, usted no desea regalar la tienda, pero el dinero extra que gasta o pierde en el ínterin es bien vale la pena si usted asegura su patrocinio en los años venideros. Decir que lo sientes es bueno, detallando su empatía es mejor, pero ofrece algo tangible para su problema es de oro.