Cómo escribir una carta comercial para un envío demora en la entrega
retrasos en los envíos son malos para su negocio. El cliente espera la entrega según lo prometido y podría perder ventas o negocio, ya que no pudo entregar a tiempo. Frecuentes retrasos en los envíos pueden incitar al cliente a considerar que su servicio no fiable, lo que lleva a un cambio de proveedores. Esto a veces se evita disculparse por escrito por el retraso en el envío y ofrecer al cliente un incentivo para seguir usando el servicio. Hacer la letra concisa, al punto y de disculpa.
Póngase en contacto con el cliente antes de la entrega programada, si usted sabe que no va a llegar a tiempo. Explicar la situación por teléfono, correo electrónico o carta y la promesa más actualizaciones. Decirle al cliente exactamente lo que el atraco es y medidas adoptadas para remediar la situación.
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Asignar un gerente o alto representante de servicio al cliente para realizar un seguimiento de los avances personalmente si el envío es un gran pedido de un cliente clave. Autorizar al gerente o representante de tomar medidas razonables para acelerar la entrega, incluyendo el cambio de la entrega durante la noche sin coste adicional para el cliente.
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Confirmar que el envío fue entregado a través de los registros de seguimiento. Escribir una carta de disculpa por el retraso en el envío. Brevemente recapitular qué el cargamento era tarde y cómo se hizo todo lo posible para enviar cuanto antes.
Reconocer en la carta que los envíos de finales de los años se producen, pero son consideradas inaceptables por su organización. Escribe la letra en un tono profesional y de disculpa mientras se reconoce la importancia o la lealtad del cliente. Cierre la carta, ofreciendo un incentivo para que el cliente pueda seguir utilizando el servicio, tales como el envío libre o un 10 por ciento de descuento en la orden siguiente.
Enviar la carta al propietario de la empresa o el administrador apropiado. Seguimiento en pocos días con una llamada telefónica personal si es una cuenta clave.