Cómo escribir una carta de malas noticias a los clientes
Escribir buenas cartas comerciales noticia es divertido y relativamente fácil. Sin embargo, una carta de malas noticias a un buen cliente puede ser la pieza más dura de la correspondencia de negocios a escribir. La carta debe dar malas noticias y sin embargo mantener una buena relación con el cliente. La elaboración de una carta de noticias malas necesita creatividad y el nervio, pero en realidad no es tan difícil escribir como puede parecer.
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Use una forma de carta de negocios estándar. Asegúrese de que vuelva a comprobar la ortografía del nombre, la razón social del cliente y su dirección. errores simples como estos, cuando se añade al impacto de las malas noticias en la carta, te hará parecer descuidado y poco comprensivo.
Resumir la situación hasta el punto de las malas noticias en su primer párrafo. Sea honesto y sincero, pero será positivo. Poner de relieve las circunstancias en las que su empresa ha trabajado bien con el cliente.
Utilice el siguiente párrafo para dar las malas noticias de forma limpia y honesta. Ni embellecer las malas noticias con opiniones personales ni cubrirlo de azúcar. Sólo decir la verdad como saben que lo sea.
Ofrecer soluciones alternativas en el párrafo siguiente. Busque maneras de reducir el impacto de las malas noticias al sugerir otros métodos para lograr el objetivo en cuestión.
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Apologize en el último párrafo. Recordar a los clientes de la dedicación de la empresa para su negocio y la voluntad de tomar todas las medidas que pueda para arreglar el problema.
Consejos advertencias
- Nunca se refiera a la evolución negativa de cualquier empleado, en su organización o en su cliente de, en una carta de malas noticias. Siempre se refieren a la situación - "la carta no llegó a la oficina de correos" - en lugar de acciones individuales fuera de cualquier empleado.
- cartas malas noticias a menudo se analizaron cuidadosamente en busca de fallos y significados ocultos. Saber esto de antemano y escribir en un lenguaje sencillo y limpio que deja poco margen para la interpretación.
- Sé generoso en su carta, sobre todo si la mala noticia es culpa de su cliente.