Cómo escribir una carta de instrucciones
directivas escritas a los empleados a menudo son más útiles que las instrucciones verbales. Una carta que contiene detalles de una nueva política o procedimiento da a los empleados un documento para futuras consultas. Además de ayudar a recordar cómo seguir un nuevo procedimiento, una carta Directiva cumple con el requisito legal de proporcionar la notificación oficial de una nueva política exige la ley. Por ejemplo, a principios de 2011, muchas ciudades están estableciendo prohibiciones de fumar que afectan a empresas de la zona. Es responsabilidad del empleador de informar a los trabajadores cómo cumplir con la nueva política de no fumar.
Coloque membrete de la empresa en la impresora. Esta directiva es una notificación oficial, y el membrete reforzará la naturaleza formal de la información.
Escriba la fecha completa. Debe incluir siempre la fecha en la directiva porque establece el momento de la notificación. Salta una línea.
Escriba el nombre del destinatario y su dirección si la directiva sólo se va a una sola persona. Si se trata de una carta general a todos los empleados, omitir el nombre y dirección.
Tipo de "Estimados empleados valiosos", seguido de dos puntos si la carta va a todos los empleados. Escriba un nombre específico si se va a una sola persona.
Comience la carta con una declaración directa sobre cuáles son las instrucciones acerca. Dar los detalles relevantes sobre la política o procedimiento, tal como cuando entra en vigor y que se ve afectada por la política.
Enumerar los pasos para completar la tarea o para cumplir con la nueva política. Utilizar un lenguaje claro y fácil de leer que los empleados puedan seguir.
Explicar cómo esta nueva política se beneficiará el destinatario (s) y dar gracias por su cooperación. Explicar lo que sucederá si un empleado opta por no cumplir con la directiva.
Dar todos los plazos apropiados o información de contacto en el último párrafo. Describir el método para evaluar el cumplimiento de los empleados, en su caso. Oferta para responder a cualquier pregunta que los destinatarios puedan tener.
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Cierre la carta escribiendo un cierre respetuosa y escribiendo su nombre completo y el título. Firmar por encima de su nombre escrito.
Tiene otro supervisor leyó la carta para asegurarse de que no se ha perdido ninguna información.
Envíe la carta (s). Si la directiva es el resultado de un cambio en una ley, considere pedir confirmación de la firma del destinatario (s) para probar que fue recibida la directiva.