Cómo escribir una carta de notificación
Las cartas son la mejor manera de asegurar que los empleados o los clientes reciben una notificación de un cambio en la política. La gente tiende a ignorar las señales y mensajes de correo electrónico, ya que son bombardeados con tantos anuncios y mensajes de correo electrónico cada día. Las cartas, por el contrario, son más difíciles de ignorar, ya que están asociados con la formalidad y los mensajes importantes. Las cartas de notificación son fáciles de escribir y muy eficaz.
Cargar membrete de la empresa en la impresora. La mayoría de las empresas tienen políticas que las comunicaciones oficiales deben ser en papel con membrete, ya que ayuda a transmitir la idea de la consistencia y la autoridad.
Abrir la carta escribiendo la fecha. Si la carta va a un individuo, escriba el nombre y la dirección del destinatario. Si la carta será parte de un envío masivo de notificaciones similares, no escriba el nombre, o utilizar la función de combinación de correspondencia en el procesador de texto para insertar los nombres.
Comience la carta escribiendo "Estimado Sr./Sra. (Nombre)" seguido de dos puntos, o un correo más general o una broma similares "Estimado cliente".
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Comience la carta explicando brevemente la situación. Si usted está escribiendo para dar malas noticias, como en un aviso de libros atrasados o una factura vencida, explicar lo que el proyecto de ley era para y lo tarde que es. Si usted está escribiendo para notificar a los clientes acerca de un cambio de política, explicar el problema que creó la necesidad de que el cambio de política.
Explicar el aviso de forma clara y concisa para que el destinatario no se pierda el mensaje. Proporcionar las fechas relevantes para cuando la política entra en vigor.
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Dar información alguna acción, como plazos o procedimientos que el destinatario de la carta debe seguir. Proporcionar su información de contacto en caso de que tengan preguntas.
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Cierre la carta dando las gracias al empleado o cliente para su atención, y escriba su nombre. Firme en el espacio por encima de su nombre.
Consejos advertencias
- Mantenga la carta breve y de hecho. Si usted se disculpa demasiado clientes o empleados podrían interpretar esto como una indicación de que se puede discutir con el aviso o la política de cambio.