Cómo escribir cartas de cobro de los pacientes
Parte de funcionamiento de cualquier negocio está recogiendo cuentas atrasadas. La mayoría de los clientes no se fijan de salida con la intención de no pagar su bills- que simplemente se quedan atrás. Las empresas envían cartas a los clientes morosos para recordarles que sus cuentas están vencidas y para animarles a llamar o correo en el pago. A menudo, usted tendrá que escribir varias cartas a recoger en estas cuentas, antes de que el cliente paga. La clave para el éxito de la carta de colecciones es una firma, pero el tono sincero.
Comience la carta escribiendo la fecha, a continuación, saltarse una línea de espacio. Escriba el nombre y dirección del cliente en líneas separadas. Saltar otra línea, y escribe "Estimado Sr./Sra. (Nombre del cliente)".
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Recordar al cliente que su cuenta está vencida. Incluir una descripción del nombre de la cuenta y cuánto se debe. Además, le dirá cuando el último pago fue recibido del presente ilustrará a él cuánto tiempo ha pasado desde que hace un pago.
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Ofrecer un incentivo si paga dentro de un plazo determinado, como un descuento o una renuncia de los cargos por pagos atrasados.
Oferta para ayudar al cliente a negociar un plan de pago, en su caso. Por lo general, el nuevo plan ofrece pagos más bajos que son más asequibles para el cliente. Use un tono sincero, comprensivo para animar al cliente a tomar ventaja de esta oferta.
Explicar al cliente qué va a pasar a su cuenta si no paga. Hablar de las consecuencias si es más de 30 días de retraso o si él es habitualmente tarde con sus pagos, pero no si se trata de su primera notificación tardía. Sea específico, por lo que va a entender las consecuencias, si no paga su factura ahora.
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Proporcionar su información de contacto y un sobre de pago para la comodidad del cliente.
Cierre la carta con "Sinceramente", vaya tres líneas, y escriba su nombre. Imprimir la carta y firmar por encima de su nombre escrito.
Consejos advertencias
- Si el cliente no responde a esta oferta, escribir de nuevo y utilizar un tono más firme.