Cómo escribir una carta de cliente
Profesionales, como contadores y abogados, a menudo escriben cartas a los clientes con respecto a asuntos de negocios importantes. La empresa debe seguir ciertos procedimientos para producir cartas de clientes claros y efectivos. Profesionales escriben cartas de clientes para una serie de propósitos que incluyen la bienvenida a un nuevo cliente, discutiendo un asunto de negocios o que ofrecen asesoramiento. Escribir una carta cliente profesional y que sea fácil de leer, con un propósito claro que el lector va a entender.
Utilice papel con membrete. La mayoría de las empresas profesionales utilizan con cabecera para todas las letras incluyendo aquellos a los clientes. Membrete contiene el nombre de la empresa, la dirección y número de teléfono.
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Dirección de la carta. Al escribir una carta a un cliente, escribirlo directamente a la persona indicando el nombre de la persona. Se puede comenzar con la palabra “Estimado” seguido del nombre de la persona o la palabra “a”. Incluye una fecha en la parte superior de la carta.
Comience la carta con una breve introducción. Mantenga la introducción agradable y conversacional. Gracias al cliente por el uso de su firma e indicar el motivo de la carta.
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Desarrollar el cuerpo de la carta. Esta parte de la carta contiene la información para el propósito de la carta. Puede contener consejos u otra información relevante para el cliente.
Evitar el uso de términos que sólo un profesional en su campo particular, lo entendería. Abogados y contadores suelen utilizar términos específicos que a su campo, pero pueden ser desconocidos para los clientes. Elegir las palabras que sean claras a cualquier persona, independientemente de su origen.
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Pedir al cliente que llamar con preguntas. Una invitación a ponerse en contacto con la empresa para obtener ayuda e información adicional es una parte estándar de todas las cartas de clientes.
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Firmar la carta. Incluir su firma en la parte inferior de la carta y enviar por correo el documento a su cliente.