Cómo escribir la documentación de procesos
La documentación de procesos define claramente las tareas críticas que tienen lugar en una empresa. Eliminan la confusión entre los empleados y poner todos los miembros de una empresa en la misma página. Un documento de proceso define lo que los procesos actuales de una empresa son. Mediante la identificación de las prácticas actuales, a menudo desenterrar las fallas en el sistema actual y ve margen de mejora. La documentación del proceso también permite a la empresa para ajustar más rápidamente a las cambiantes necesidades del negocio. Es evidente que describen las funciones actuales de su empresa tendrán mejores condiciones para que la empresa se mueva hacia adelante.
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Determinar el alcance del documento. Se puede documentar todos los procesos dentro de una empresa o en empresas más grandes, se centran en un conjunto de procesos. Por ejemplo, una gran empresa puede que desee comenzar con sólo sus funciones de contabilidad, en lugar de documentar todo el funcionamiento de la organización.
Video: Cómo documentar un proceso
Proyecto de una página, la representación visual de los procesos. Incluir una matriz de aplicabilidad, un resumen de quién es responsable de cada tarea o un diagrama de flujo del proceso. Un diagrama de flujo del proceso es una representación de alto nivel de los diferentes pasos para completar un proceso y cómo los pasos fluyen a través de la organización. Por ejemplo, los distintos pasos para el pago de una factura podrían perfilarse con un diagrama de flujo de proceso.
Explicar el impacto del proceso sobre los productos y servicios. Detalle de los efectos de las operaciones normales y los efectos de un fallo en el proceso podría causar. Por ejemplo, si las facturas se pierden y no se les paga, el proveedor se niega a enviar el siguiente orden.
Definir las funciones dentro del proceso. Identificar las funciones de su función de trabajo y no por persona. Por ejemplo, asistente de cuentas por pagar procesar las facturas y entran en el sistema de pago. El controlador aprueba las facturas y autoriza el pago.
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Esquema de todos los sistemas y programas informáticos utilizados en el proceso. definir claramente cada sistema, su propósito y su funcionalidad.
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Documentar el proceso de principio a fin. Utilice el diagrama de flujo del proceso como una guía para la redacción del texto. Incluya tantos detalles como sea posible, dependiendo del alcance que ha optado por incluir en el documento. Utilizar los nombres de función para asignar la responsabilidad en lugar de nombres individuales.
Incluye una sección de excepciones. Documentar lo que sucede cuando el flujo del proceso normal no es seguido. Por ejemplo, cuando los sistemas informáticos están abajo, un sistema de contabilidad basado en papel se promulgó para procesar las facturas.
Revisar el documento proceso con todas las partes afectadas. Asegúrese de que todo el mundo está de acuerdo en los procesos.