Cómo documentar un proceso de negocios
Durante la jornada de trabajo, los empleados siguen varios procesos para lograr sus objetivos. Estos objetivos varían según la posición e incluyen funciones tales como la grabación de las entradas del diario, respondiendo a las preguntas del cliente o de problemas de sistema. Cada departamento trabaja para diferentes objetivos y utiliza procesos diferentes para lograr esos objetivos. Algunas empresas no tienen tiempo para los detalles cuidadosamente los procesos de negocio que utilizan. Sin embargo, escribir a cabo los procesos de la empresa ofrece numerosos beneficios a una empresa. Cuando una empresa documenta sus procesos de negocio, que crea los pasos detallados con la que puede guiar a los empleados actuales y formar a nuevos empleados.
Escribir el objetivo del proceso de negocio. Esta declaración muestra el motivo y la importancia de seguir el proceso descrito. Al desarrollar su objetivo, pensar en por qué los empleados necesitan seguir el proceso y pedir a la administración lo que el resultado de seguir el proceso debería ser- el objetivo debe transmitir estos entendimientos.
Video: Como Documentar procesos y procedimientos
Video: BIZAGI COMO DOCUMENTAR PROCESO PROCEDIMIENTO
Identificar cada paso que se da en todo el proceso y escribir cada paso como una sola frase.
Video: ¿Como Documentar Un Proceso?
Revisar cada paso para determinar si se suma a la finalización del proceso o utiliza los recursos sin ningún valor añadido. Eliminar aquellas medidas que no contribuyen al objetivo.
Identificar y enumerar las tareas necesarias para completar cada paso. Incluir información sobre todos los recursos necesarios para completar el paso y la forma de adquirir esos recursos. Escribir cada detalle en el orden en que se debe realizar.
Video: DOCUMENTAR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Dibuje un diagrama de flujo. Algunos empleados aprenden más por ver un diagrama visual del proceso de los pasos de lectura. Incluir cada paso y detalle escrito en el proceso en el diagrama de flujo.
Revisar el proceso general para identificar todas las fases perdidas. Después de crear un proceso de negocio preliminar, lea el documento desde el principio. Practicar cada paso, tanto visual como físicamente para asegurar que cada paso necesario está incluido. Tras concluir que el proceso de negocio es completa, imprimir una copia final del documento.
Consejos advertencias
- Supongamos que el empleado de leer el proceso de negocio tiene ningún conocimiento previo de la empresa o sus recursos e incluir medidas que parecen obvio para un trabajador con experiencia debido a que estas medidas pueden no ser obvio para un trabajador inexperto.
- Crear el documento de procesos de negocio utilizando software de procesamiento de textos. Esto le permite hacer cambios sencillos como el proceso de negocio evoluciona.