Cómo llevar a cabo un examen de los procesos
La realización de una revisión efectiva de procesos de negocio asegura que sus operaciones de la compañía produce los resultados deseados de la manera más eficiente. Por ejemplo, es posible llevar a cabo un examen de los procesos antes de comprar un nuevo hardware o software. Para llevar a cabo un examen de los procesos, armar un equipo de personas que representan a todos los niveles de la organización afectada por los cambios en el proceso de negocio actual. Montaje de la gente adecuada puede ayudar a identificar problemas, determinar las posibles mejoras, asigna los directores de proyectos, implementar soluciones rápidas y desarrollar un plan a largo plazo.
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El mapa de su proceso actual. Enumerar los procesos de negocio críticos utilizados para producir sus productos y servicios. Discutir los problemas en el entorno actual, tales como retrasos en la recepción de los suministros o problemas de calidad del proveedor. Celebrar una serie de reuniones para el equipo para generar ideas acerca de por qué existen los problemas y cómo manejarlos. Llevar a cabo investigaciones para aprender cómo otras empresas manejar problemas similares. Utilizar herramientas de mapeo de procesos de negocio libres, tales como Gliffy, Open Solution Bonita o Questetra BPM, para documentar su proceso actual.
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Revisar los procesos de negocio documentados para asegurar que los datos reflejan con exactitud la forma en que el negocio funciona. Por ejemplo, distribuir procedimientos de solución de problemas para todo el personal de manejo de llamadas de servicio al cliente. Observar personal que utilice los procedimientos y tomar nota de cualquier desviación de identificar si el personal necesitan habilidades adicionales, conocimientos, formación o experiencia para hacer que el proceso de negocio con eficacia.
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Identificar los cambios potenciales. Determinar cómo los cambios pueden afectar a los procedimientos actuales. Observar el personal que completan las tareas para validar las hipótesis. entrevistar a los trabajadores para recoger sus opiniones sobre los problemas que enfrentan los procesos de su organización. Llevar a cabo una encuesta o ejecutar grupos de enfoque para recoger sus ideas de mejora. No asuma que usted sabe la solución adecuada, tales como la compra de nuevo hardware o software, sin entender cómo el nuevo sistema afecta a la organización.
Diseñar un nuevo proceso. El rediseño de procesos de negocio implica garantizar que todos los procesos de funciones de la empresa se alinean con los objetivos estratégicos actuales. Afinar el proceso basado en el análisis llevado a cabo como parte del examen de los procesos. Revisar su nuevo proceso con el equipo para determinar las dependencias entre las organizaciones y los problemas potenciales. Documentar todos los cambios recomendados por el equipo de revisión de procesos de negocio y publicar las conclusiones en un boletín de noticias, correo electrónico u otro mecanismo de comunicación de la empresa.
Evaluar su aplicación. Medir las actividades operacionales, tales como la satisfacción del cliente, los defectos del producto o costos, para determinar si las mejoras generadas por su opinión han tenido un impacto. Realizar revisiones posteriores y ajustar sus procesos en consecuencia si no se han realizado mejoras dentro del marco de tiempo esperado.