Cómo desarrollar procedimientos, políticas y documentos mediante el método de asignación de Información
mapeo de la información es un método de documentación clara y eficaz para las empresas que ya han desarrollado sus procedimientos, políticas y documentos de apoyo. Negocio que están empezando a formalizar sus procedimientos también pueden beneficiarse del método de documentación de información cartográfica. mapeo de la información agiliza la documentación mediante la prevención de la duplicación de instrucciones o información a través de procedimientos. También proporciona un formato para organizar la información en un documento para que se entiende más fácilmente. La conversión de la documentación de su empresa a un formato de mapa de información se puede realizar en unos pocos sencillos, aunque los pasos que consumen tiempo.
Revisar toda la documentación de la empresa y sistemáticamente organizar el contenido en categorías que contienen instrucciones similares. Refinar el contenido de la categoría mediante la eliminación de los conflictos y duplicaciones.
Por ejemplo, muchos procedimientos tienen una sección para responsabilidades. Para este tipo de contenido que se compilará todas las "responsabilidades" de tipo información a través de toda la documentación. Al hacerlo, se puede ver conflictos de responsabilidades o áreas donde se superpone a otra responsabilidad. A partir de aquí, optimizar el contenido para eliminar duplicaciones o conflictos. Otro dicho contenido a considerar incluye definiciones y medidas de seguridad.
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Crear documentos centrales u otros repositorios de información bajo control de revisiones para cada tipo de contenido.
Volviendo a nuestro ejemplo de responsabilidades, crear un documento que enumera las responsabilidades que se contentan refinada en el último paso. Asegúrese de hacer referencia a procedimientos en los que las responsabilidades se llevan a cabo. Esto asegura que la documentación está adecuadamente entre referenciado.
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Ahora que el contenido similar se trasladó en un documento central, el contenido antiguo se puede retirar de los procedimientos originales. Eliminar el contenido de edad, de los procedimientos originales, dando referencia al nuevo documento de referencia central.
Actualizar el contenido restante documentación durante el proceso de revisión de un formato de información mapeada. Organizar el contenido del documento mediante la agrupación de la información pertinente. Incluir sub-cabeceras. Utilice tablas cuando sea posible, por lo que el contenido puede ser mejor visualizado. Establecer las mejores prácticas mediante la inclusión de cualquier conocimiento o pasos que los empleados realizan normalmente, pero no han sido documentados en el procedimiento de la tribu.
Consejos advertencias
- cartografía de la información va desde simples a complejos, y puede mejorado aún más mediante la inclusión de retroalimentación medible para la gestión. Para la aplicación más compleja, los servicios profesionales de establecimientos como la empresa fundadora información cartográfica, Inc. se pueden emplear para optimizar sus procedimientos asignada o no asignada. (Recursos)