Cómo preparar los Procedimientos Operativos Estándar

De acuerdo con el documento de la Agencia de Protección Ambiental (EPA) "Guía para la Preparación procedimientos operativos estándar (SOP)", "El desarrollo y uso de procedimientos normalizados de trabajo son una parte integral de un sistema de calidad con éxito, ya que proporciona a los individuos con la información para realizar un trabajo correctamente y facilita la consistencia en la calidad y la integridad de un producto o resultado final ". Por lo tanto, la adecuada preparación de SOP es clave para sentar las bases para la consecución de procesos consistentes. Siguiendo unos pasos generales, se puede preparar SOP para su uso dentro de su organización.

Identificar qué procedimientos o procesos en su organización requiere la documentación con el fin de llevar a cabo de una manera consistente y qué personas son más calificado al autor del SOP asociado. Un enfoque de equipo puede ser utilizado tanto para identificar la necesidad de que el SOP y escribir el SOP.

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Determinar un sistema de numeración para asegurar el control de documentos adecuada de sus procedimientos normalizados de trabajo. El sistema de numeración debe ser lo suficientemente flexible como para permitir cualquier número de procedimientos normalizados de trabajo y cualquier número de revisiones para SOPs individuales. Dejarse persona o un documento de control asignado mantener la lista maestra de modo que no se utilizan números duplicados.

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Desarrollar una plantilla de SOP que todos los procedimientos normalizados de trabajo de la organización seguirán utilizando el software de procesamiento de textos. Para los procedimientos administrativos o programáticas, la plantilla debe contener, como mínimo, una página de título, los procedimientos (incluyendo propósito, alcance, resumen, las definiciones, las calificaciones del personal, el procedimiento en sí, listas de control y gestión de registros), control de calidad y las referencias. Para los procedimientos técnicos o de laboratorio, la plantilla debe contener, como mínimo, todas las secciones de procedimientos normalizados de trabajo administrativos enumerados anteriormente, además de la información de seguridad, precauciones, interferencias, equipos y accesorios en la sección de procedimientos.

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Escribir un procedimiento operativo estándar sobre cómo escribir procedimientos operativos estándar para su organización, curiosamente conocida como la "SOP en los SOP". Utilice la plantilla desarrollado y establecido sus expectativas en cuanto a cómo todos los procedimientos normalizados de trabajo deben estar preparados, por ejemplo, que se identifica la necesidad, que asigna el número, ¿qué formato utilizar y las expectativas para lo que debe incluirse en cada sección.

Preparar el resto de los procedimientos normalizados de trabajo basados ​​en el método establecido en el SOP de SOP, por lo que cualquier revisión menores para mejorar el proceso de preparación en términos de tiempo y la calidad de los documentos resultantes.