Cómo organizar un archivo personal del empleado
Tanto si su empresa fabrica y vende bienes o presta un servicio, es natural que quiera concentrar sus esfuerzos en la venta de dichos productos o servicios, o la mejora de ellos. Es una especie de natural considerar cualquier otra cosa que no productiva, pero no hay una actividad no productiva que es críticamente importante para su negocio. Debe organizar cuidadosamente sus archivos de los empleados para proteger su confidencialidad al tiempo que la información pertinente disponible para cosas como la nómina, cumplimiento normativo y evaluación del desempeño. No cometa el error de tirar hoja de vida de un empleado, solicitud de empleo, I-9 forma, la forma W-4, los datos de solicitud de indemnización laboral y las evaluaciones de desempeño laboral en una sola carpeta.
Contenido
Cosas que necesitará
- Carpetas de archivos
Elija un tipo de carpeta que puede dar cabida a una gran cantidad de papeleo para el expediente personal de cada empleado. Utilizar una segunda carpeta para los registros médicos de los empleados. carpetas colgantes podría ser mejor para estas: a continuación, se puede incorporar dentro de las subcarpetas de manila o utilizar separadores entre las secciones.
La primera carpeta para cada empleado, el archivo personal básica, debe contener información personal del empleado tales como dirección y número de teléfono. Preguntar a los empleados para actualizar esta información si es necesario sobre una base anual, tal vez a principios del año o durante los tiempos de inscripción abierta. información de contacto de emergencia también debe mantenerse aquí también.
Si se divide esta carpeta colgante en secciones, la segunda sección puede contener la solicitud de empleo y curriculum vitae, además de referencias y contratos entre empleadores y empleados.
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Coloque todos los documentos que el empleado firmó cuando se unió a la compañía en la tercera sección. Normalmente encontrará formas, tales como la forma W-4 impuestos, formación de acoso sexual, acuerdos de no divulgación y reconocimiento de política empleado aquí - pero no la forma I-9.
Coloque revisiones de los empleados en una sección. Cualquier comentario en una revisión por el empleado debe mantenerse también en este caso. Incluir la documentación para los aumentos salariales o medidas disciplinarias. Guarde copias de diplomas, certificados o confirmación de la formación de los empleados pertinentes ha recibido en esta carpeta personal básica también. Mantener una sección de registros de seguros, de salud y de jubilación.
Toda la información médica debe mantenerse en una carpeta de archivos independiente. Cualquier información relativa a la salud del empleado se almacena aquí.
Mantener un tercer archivo para cualquier empleado que se lesiona en el trabajo. Aquí va a colocar los informes de accidentes, reclamaciones de compensación del trabajador y cualquier otro registro médico.
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Coloque todos los formularios I-9 en su propio personal separadas archivo o una carpeta, afirma HRdirect. Separar las I-9 de ex empleados de los empleados actuales.
Si lo hace la nómina en su oficina, mantener un archivo separado sólo para los registros de nómina.