Cómo escribir Procedimientos y políticas
La clave para escribir procedimientos y políticas fuertes es hacer que los documentos lo suficientemente rígidas para documentar las reglas de la organización, pero lo suficientemente flexible como para poder ser seguido fácilmente, sobre todo sin desviación ya que debe documentar cada pequeño desviarse de su ruta diseñada. Es posible que escuche procedimientos y políticas mencionadas como SOP, o procedimientos operativos estándar, en muchas organizaciones. Estos documentos forman la columna vertebral de una organización, por lo que escribir bien van a ayudar a mantener el negocio en el camino y asegurarse de que los procedimientos estándar se llevan a cabo de la misma manera por todo el personal. Si se trabaja dentro de una industria regulada, como las compañías farmacéuticas o biotecnológicas, SOP fuertes son absolutamente críticos para el éxito de su negocio como la Administración de Alimentos y Medicamentos ve a estos documentos por primera vez en cualquier auditoría.
Redactar un resumen de los procedimientos y políticas de su organización necesita. La creación de un breve resumen de los procedimientos y políticas ayudará a organizar su escritura. La agrupación de la política y los procedimientos por departamento puede ayudarle a organizar sus pensamientos. Organizar el esquema con los documentos más importantes en el inicio para que pueda dar prioridad a la elaboración de los procedimientos normalizados de trabajo. Después de todo, usted tiene que comenzar en alguna parte y comenzando con los medios más importantes de que al menos estas se realizan. Puede que tenga que revisar estos primeros documentos después de SOPS estén redactados. Es imprescindible que SOPS no entren en conflicto entre sí.
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Video: Elaboración de Procedimientos
Romper los procedimientos y políticas de abajo individuales en las tareas separadas involucradas en la realización de cada documento. En su esquema, agregar sub-tareas para cada documento, de modo que los pasos son claros, lógicos y en orden. De esta manera, los documentos casi se escriben solos. Asegúrese de añadir sólo en los pasos más amplios, sin embargo. Si usted escribe sus SOPS demasiado detallado, hay mucho de la oportunidad de tener desviaciones. No es una buena cosa.
Entrevistar al personal que realiza las tareas. No pase por alto el valioso aporte de los empleados actualmente haciendo las tareas. Los SOP deben estar documentando cómo se hacen las cosas y estas son las personas en el saber. Por lo tanto, pedir a los trabajadores y no de los administradores para hacer un poco de autoría de los proyectos de documentos. Siempre puede fortalecerse por un escritor técnico.
Complete su esquema con procedimientos más detallados para su personal a seguir. Es la mejor práctica que sea sencillo al escribir políticas y procedimientos. También es ampliamente aceptada la práctica de escribir en el quinto nivel de grado EE.UU. - esto significa que un niño de quinto grado debe ser capaz de leer y entender cada palabra.
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Decidir sobre quién va a firmar en los procedimientos y políticas. Firmar debería contener algunos nombres de alto nivel para que los jefes son conscientes de cómo se hacen las cosas. Algunas organizaciones pasan cada política y un procedimiento a través del departamento de recursos humanos o de su rama jurídica para asegurar que no leyes se rompen.
Llamar a una reunión de revisión para reunir todos los firmantes en una habitación para hablar de la política. Si es posible, conseguir todas las partes juntas en una habitación a tener una discusión sobre una política específica se moverá el documento hacia adelante a un ritmo mucho más rápido de lo que pasa a su alrededor y pidiendo comentarios. Si realmente quiere acelerar las cosas, se fija una meta de tener el SOP firmado al final de la reunión.
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Signo, la fecha, el control de versiones y distribuirá los procedimientos y políticas finalizados. Considere dar a cada empleado un manual del empleado que puede ser actualizado con los documentos revisados según sea necesario. De hecho, crear una política y un procedimiento para el manejo de los ordenadores portátiles, incluyendo la auditoría de los manuales para los empleados periódicamente para asegurar que todo el personal debe estar al día.
Revisar los procedimientos normalizados de trabajo aprobados existentes en un horario. Cada SOP debe ser revisado cada año o, como mínimo, dos veces al año a asegurarse de que la las prácticas y políticas no han cambiado. Asegúrese de obtener las firmas frescas y fechas para que, si auditado, hay un rastro de papel clara de versiones de respaldo.
Consejos advertencias
- Los procedimientos estándar a menudo son pasados por alto por las pequeñas empresas, pero son vitales para garantizar la salud de la empresa.