Reglas básicas para las reuniones eficaces

reuniones de empresa puede ser una pérdida de tiempo y recursos si no se manejan correctamente. Distracciones, pérdidas de tiempo y la falta de atención todos pueden ponerse en el camino de la productividad y evitar que el grupo cumplimiento de sus objetivos. Para asegurar reuniones eficaces que consistentemente logran sus objetivos, establecer algunas reglas básicas para mantener a todos enfocados en la tarea.

Al entrar en una reunión sin una agenda sólida es una receta para perder el tiempo. Si usted no tiene un propósito bien definido para su reunión, considerar si usted debe tener una reunión en absoluto. En algunos casos, una reunión semanal o mensual regular se convierte en hábito, y estos eventos siguen teniendo lugar incluso cuando la información pueda ser compartida de manera más efectiva a través de una nota o de otros medios de comunicación.

Al crear su programa, asignar un marco de tiempo para cada elemento que necesita ser tratado. establecer claramente los objetivos de la reunión. Esto le dará un punto de referencia para medir el éxito de la reunión.

Para la reunión tenga éxito, los asistentes deben estar tan preparados como líder. Incluya una copia de la agenda en la invitación a la reunión. Pega esto en el cuerpo de un correo electrónico en lugar de incluirlo como un archivo adjunto para aumentar la probabilidad de que los asistentes podrán revisar la agenda de una manera oportuna. Si se tiene que compartir con los asistentes antes de la reunión de información adicional, puede incluir estas piezas como un archivo adjunto.

Video: Tips para reuniones efectivas de trabajo

Enviar la invitación a la reunión, la agenda y otros datos con la mayor antelación de tiempo posible. Dar a cada uno al menos dos días para revisar la agenda y acercarse al líder de la reunión con adiciones o preguntas propuestas.

Video: 5 reglas básicas para tus reuniones

Las reuniones efectivas deben atenerse a la programación. El líder de la reunión debe llegar temprano y comenzar la reunión a tiempo. Si los acontecimientos se inician constantemente en el tiempo asignado, con o sin todos los asistentes, los otros miembros del grupo aprenderán rápidamente para llegar a tiempo o el riesgo de perderse el inicio de la reunión.

Asignar un controlador de tiempo que no sea la persona que lleva el caso. El papel de cronometrador es recordarle suavemente el altavoz cuando el tiempo asignado para un tema se ha agotado. El cronometrador también es responsable de asegurarse de que la reunión envuelve al menos cinco o diez minutos antes de que está previsto que finalice a fin de que los asistentes son capaces de volver al trabajo a tiempo.

Video: Objetivos de una reunión eficaz

Al término de la reunión, a pocos minutos debe ser dedicado a la revisión de todo lo que ha ocurrido. Asignar los puntos de acción a los miembros del grupo y establecer claramente el plazo para estos artículos. Programar una hora para el seguimiento si es necesario, o para continuar el procedimiento si el límite de tiempo que queda algo incompleto en ciertas áreas.

El cierre de la reunión es también un excelente tiempo para abordar los puntos altos y bajos de la discusión. Si la reunión fue particularmente bien, el grupo debe tomar nota de esto y hacer un esfuerzo para repetir las acciones que mantienen todo el mundo sobre el tema o ayudaron a lograr los objetivos de la reunión. Si se podrían hacer mejoras, este es el momento de tomar nota de las sugerencias que se pueden implementar en la próxima reunión.