Cinco P de reuniones eficaces

En cualquier entorno de negocios, reuniones son inevitables. Más de las veces, las personas necesarias para asistir a estas reuniones, los ven con temor. Tal vez sea porque se quedan demasiado tiempo, porque no hay una razón clara para la reunión que tendrá lugar o tal vez nunca nada parece quedar resuelto por estas reuniones. Es evidente que no están cumpliendo con los cinco picosegundos de reuniones efectivas: propósito, producto, los participantes, los temas probables y proceso.

Video: Purpose

El propósito de una reunión se define como la razón de la reunión necesita ser sostenido, la agenda o los objetivos clave que necesitan ser discutidos por los asistentes. Si no hay problemas que se discutirán a continuación, no hay ninguna razón para llamar a una reunión. Reuniones con ningún propósito claro son una pérdida de tiempo para todos.

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El producto de una reunión describe el resultado deseado que debe lograrse cuando todo está dicho y hecho. Esto no es sólo el resultado deseado de la reunión, sino también los resultados deseados de cualquier futuros proyectos de la empresa y las mercancías que se describen en la reunión. Indicando frontal del producto hasta la reunión mantiene reuniones en pista, mantiene conversaciones puedan correr los sujetos que no cumplen con el propósito de la reunión.

participantes de la reunión incluyen sólo aquellas personas que necesitan estar involucrados, los puntos de vista de gente que es o puestos de trabajo afecta directamente a la finalidad y el producto de la reunión. Por ejemplo, el personal médico del hospital no sería participantes en una reunión sobre los sistemas informáticos del hospital. Las enfermeras y los médicos, sin embargo, participar en reuniones en las que los problemas de salud y enfermedad o reuniones que les ayudarán a las Unidades de Educación Continua, CEU, necesaria para mantener sus licencias al día.

Los temas son probables las preocupaciones que puedan surgir entre los participantes, los problemas que ven con el estado actual de los asuntos comprendidos en el orden del día o cualquier problema que prever con posibles soluciones planteadas durante la reunión. temas probables también incluyen la captura de los errores que puedan haber escapado a la atención durante los preparativos para la reunión. Por ejemplo, alguien le está dando una presentación sobre las posibles soluciones a los problemas enumerados en el orden del día. Alguien en la reunión puede notar que uno o dos hechos están desaparecidos, y que estos hechos puede llegar a tener un profundo efecto sobre el resultado de la reunión, o la solución. Los problemas pueden ser un problema con el coste de un proyecto o el tiempo empleado en la realización de un proyecto.

El proceso de la reunión incluye los pasos necesarios para mantener la reunión en pista y lograr el propósito reuniones. También podría incluir la creación de un plan para la consecución de los proyectos futuros y mercancías para mantenerlo en el camino hacia la terminación. Tener el proceso listados en los pasos antes de tiempo permite a todos los involucrados una forma de asegurarse de que están alcanzando el propósito y el resultado de la reunión, proyecto o merchandising. Es un medio para seguir el progreso de la reunión.