Deberes de los asistentes ejecutivos

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Una de las funciones principales de un asistente ejecutivo es la gestión de la agenda de un ejecutivo. Esto incluye el manejo de solicitudes de reunión, la programación de citas y asegurar una carga de trabajo manejable. Un asistente ejecutivo también puede llevar a cabo la investigación antes de las reuniones, que proporciona información de antecedentes sobre la persona, la empresa y el tema. En esencia, es la responsabilidad del asistente ejecutivo para asegurar que el ejecutivo se informó en su programa diario, se prepara adecuadamente para reuniones y llega a tiempo.

Debido a que los ejecutivos viajan con frecuencia, un asistente ejecutivo también puede pasar una gran parte de los planes de viaje día haciendo tal como reserva de billetes de avión, alquiler de coches y alojamiento en hotel. Antes de salir para el viaje, el asistente ejecutivo debe confirmar reuniones y proporcionar toda la información de referencia necesaria y la investigación. De vez en cuando un asistente ejecutivo puede viajar con el ejecutivo para reuniones y / o conferencias. Una vez que se ha completado el viaje, un asistente ejecutivo a menudo garantizar gastos son pagados y los reembolsos desembolsados.

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asistentes de dirección normalmente se comunican con el consejo de administración para programar reuniones con ejecutivos y coordinar las reuniones de la junta. Las tareas pueden incluir la comunicación con los miembros de la junta a conocer las fechas disponibles para reuniones de la junta, la programación de las reuniones, el envío de información para su revisión antes de la reunión, la coordinación de la restauración, tomando notas durante la reunión y distribución de notas después de la reunión.

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Un asistente ejecutivo también puede proporcionar funciones administrativas generales como la toma de consultas telefónicas, archivo y fotocopias de documentos y la organización de conferencias telefónicas. También puede transcribir las notas de los poderes ejecutivo, cartas y correspondencia de tipo general, documentos de prueba y preparar informes. Algunos asistentes de dirección pueden supervisar al personal administrativo y de oficina tales como la recepcionista, empleados de oficina y auxiliares administrativos.