Carta para cambiar los procedimientos de facturación

La alteración de los procedimientos de facturación de su empresa puede afectar a cómo hacer negocios con las cuentas de los clientes. No se puede simplemente cambiar fechas de las facturas programadas, aumentar las cantidades de pago o de otra manera revisar sus términos, sin dar a sus clientes aviso previo. De lo contrario, se enfrenta a la perspectiva de las llamadas, quejas, la pérdida de ingresos y los comentarios negativos. Las embarcaciones de la carta que envíe a sus clientes por lo que proporciona respuestas completas a "quién, qué, cuándo y dónde" de sus nuevas políticas.

Video: Como hacer una factura automática con macros en Excel. Parte 1

anuncios formales de cambios de procedimiento deben abrir con indicaciones claras de la fuente de la información, la población a la que afecta y la naturaleza del cambio. Para lograr este objetivo, utilizar el membrete de la empresa para que el destinatario sabe de inmediato su identidad. Si configura su mensaje en el software de procesamiento de textos como un proyecto de combinación de correspondencia, puede incorporar un saludo personalizado en cada letra para evitar el temido "Estimado cliente" introducción que despersonaliza cualquier mensaje. Reafirmar su aprecio para los negocios del destinatario y explicar los conceptos básicos de política en un primer párrafo breve. Por ejemplo, se puede anunciar "Debido a que valoramos como un cliente, te estamos en contacto para informarle de un próximo cambio en nuestros procedimientos de facturación que afecta a su cuenta con nosotros."

Después de introducir el tema general de su comunicación, llegar al punto en el párrafo siguiente. Explicar - lo más sucintamente posible - el cambio que se avecina y cómo las nuevas normas difieren de lo viejo. Los clientes quieren saber exactamente cómo sus políticas les afectan. Si usted no proporciona una explicación clara y lógica que responde a todas las preguntas obvias que plantea, el teléfono comenzará a sonar poco después de sus cartas llegan a los buzones de correo de los destinatarios. Para asegurar que no se aborde todos los detalles necesarios, pregunte a sus amigos, colegas u otras personas ajenas a leer su carta en su fase de prototipo y refinar su mensaje a la luz de las preguntas que plantean.

Video: Formato Cotización o factura. Excel 2010

Video: COMO CAMBIAR FORMATO DE FACTURA ELECTRONICA EN CONTPAQI

Video: Aprende a Transferir el Título de Propiedad de tu Auto

Delimitar con exactitud cuándo los cambios surtan efecto. Si los clientes tienen que empezar a usar una nueva dirección de pago efectivo con ciclo de facturación de un mes específico, diles "Comenzando con el [mes y año] pago, por favor envíe su cheque a [dirección]." Si los clientes verán un cambio en las condiciones de pago, diles "Estamos elevando su pago mínimo de [número] a ciento [número] de su saldo a partir del [mes y año]." Para evitar confusiones, utilice esta declaración momento para recapitular el cambio y proporcionar una fecha completa, de modo que su carta se convierte en una referencia en el futuro viable para los archivos de los clientes.

Antes de cerrar su carta, que quede claro de una manera firme pero amable que sus cambios no representan términos opcionales. Los clientes deben darse cuenta de que no pueden optar por salir de sus procedimientos, excepto por el cierre de sus cuentas, y que continua a hacer negocios con usted más allá de la fecha del cambio confirma que aceptan y se comprometen a cumplir con sus nuevas reglas. Proporcionar su nombre e información de contacto, incluso si todo aparece como parte de su membrete, y hacer hincapié en que la bienvenida a las llamadas de los clientes si tienen preguntas o comentarios.