Cómo escribir una carta de recordatorio en línea

cartas recordatorias son útiles cuando se comunique con los clientes que pueden haber olvidado de pagar una factura, así como ponerse en contacto con la gente para recordarles una cita o evento. Para aquellos clientes que utilizan el correo electrónico con frecuencia, puede enviar un recordatorio por correo electrónico, que es una forma muy conveniente para llegar a ellos rápidamente. cartas en línea requieren una atención detallada a cada palabra para asegurarse de que su carta no suena agresivo o grosero, y la gramática correcta es una necesidad.

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Comprobar la exactitud de la información que desea recordar a la persona acerca. El envío de un recordatorio colección con la información inexacta confundirá y, posiblemente, la ira de un cliente. Nombramiento y eventos recordatorios también deben incluir información precisa para garantizar que las personas van a hacer la cita o asistir a ese evento cuando se solicitan.

Reconocer la posibilidad de que su información es incorrecta o el cliente ya ha enviado el pago. Un estado que muestre que sólo son capaces de ver sus propios registros y que no tiene otra información a la que se puede hacer referencia puede ayudar a la persona que lee la carta entender su objetivo desde su perspectiva. Reconociendo si la parte que recientemente había enviado un pago y este pago no se refleja en la carta va a frenar una airada respuesta del receptor de la carta de recordatorio.

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Sea cortés y tratar al cliente como le gustaría ser tratado, si se le envió una carta de recordatorio. Descuidos, errores de cálculo y las circunstancias atenuantes ocurren en la vida de todos. Excesivamente comentarios grosero o irrespetuoso en una carta de recordatorio financiera no ayudarán a conseguir el dinero de la persona a la que va a enviar la carta. En su lugar, mantener la letra precisa y discutir sólo los detalles de la cuenta de una manera cortés - evitando comentarios groseros o hirientes.

Incluir información de facturación original cuando el envío de una carta de recordatorio para solicitar el pago. Muchos clientes solicitar ver la factura original si se han olvidado de lo que esta cuenta es para. Para ahorrar tiempo, incluir el original de facturación en la carta de recordatorio para el cliente. La información de facturación original puede ser un enlace a la cuenta del cliente en línea cuando se envía una carta de recordatorio por correo electrónico.

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Solicitar una respuesta. Pidiendo una respuesta por parte del cliente puede incluir pidiendo una remesa de pago, una llamada telefónica de vuelta, una respuesta por correo electrónico o rellenando la información de contacto correcta y devolverla a usted. Al solicitar una respuesta por parte del cliente, de una manera cortes, que son más propensos a abrir el cliente a la discusión de la cuenta y obtener un pago por parte del cliente.

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Proporcionar información de contacto para llegar a usted. Asegúrese de que tiene toda su información de contacto en el correo electrónico recordatorio. Una dirección de correo o dirección física no pueden ser suficiente- incluye correo electrónico, página web, teléfono y números de fax para dar al cliente la mayor cantidad de formas de llegar a usted como sea posible.