Cómo establecer un sistema de facturación Pequeño Negocio

El sistema de facturación es el corazón de las cuentas por cobrar de la empresa. Las facturas se preparan a base de productos o servicios vendidos. Los datos de la factura corresponden a diarios de ventas, registros de cuentas de los clientes, las cuentas por cobrar y los saldos diarios de la cuenta de efectivo, entre otros registros comerciales.

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Los sistemas de software utilizados para la facturación requieren la pequeña empresa para introducir los datos iniciales antes de imprimir las facturas. Cada sistema exige diferentes variables y pedirá al usuario acerca de lo que se necesita. El sistema entonces integrar electrónicamente los datos en las cuentas por cobrar. Por el contrario, cuando la creación de un sistema manual, el propietario de la pequeña empresa o un contador decide lo que se necesita y formula esto como parte del sistema de contabilidad en consecuencia. Independientemente de si la pequeña empresa presta servicios o vende productos, uno de los pasos preliminares en la creación de un sistema de facturación es determinar qué incluir en la factura, además de conceptos básicos tales como información de contacto.

Cada factura debe contener un número de identificación único, ya sea basado en el orden cronológico de las ventas o por número de clientes. De cualquier manera, el propietario de una pequeña empresa opta, estos números únicos se puede utilizar para hacer referencia a una factura en particular en el futuro.

En la sección de descripción de la factura, el contador va a querer añadir información detallada para que el cliente sabe exactamente lo que los documentos de factura. Por ejemplo, una factura de servicio que se limita a establecer "servicio de llamadas" es demasiado vaga, ya sea para el cliente o pequeña empresa a utilizar para su posterior consulta. Sin embargo, si la descripción dice algo más específico como "Cambiado Filters- limpiado FANS ignición probado," el cliente y el proveedor de servicios saben exactamente el trabajo realizado. Si la carga es por servicio o por hora, este detalle debe incluirse en la descripción. Cuando la factura es para los productos, incluir cantidades y el precio por unidades. Esta información se corresponde con las entradas en el diario de ventas.

Determinar las condiciones de crédito se ofrecerán a los clientes e incluir esto en la factura. Por ejemplo, si se espera que el pago con prontitud, la factura debe llevar a la notación "debido a la recepción neta." Durante el proceso de venta, si el cliente se le dijo que tendría que pagar 30 días, incluirá esta información como la fecha de vencimiento de la factura.

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El sistema de facturación es completa cuando se ajusta el lugar que le corresponde en el proceso de contabilidad. Después de facturas han sido preparados, es el momento de recoger las cuentas por cobrar. Una copia de cada factura se envía al cliente, y el negocio conserva una copia. El importe de la factura se contabiliza en la cuenta del cliente en el diario de ventas. Cuando se recibe el pago, la cantidad se deduce de la cuenta del cliente en el diario de ventas y se añade a la cuenta de caja de la empresa. Al final del mes, el propietario de la pequeña empresa puede revisar las cuentas que tenga en cuenta las facturas pendientes y la necesidad de dar seguimiento en la búsqueda de pago, tales como el envío de una segunda copia de la factura marcada "vencidos."