Cómo administrar un departamento de facturación
Las funciones y responsabilidades de un departamento de facturación varían ampliamente dependiendo de la industria en la que opera el departamento y el cliente (s) Servicios de TI. Sin embargo, los departamentos de facturación exitosas y bien administradas comparten algunas constantes. Por ejemplo, un administrador de facturación eficaz debe mostrar capacidad de liderazgo sólidas, demostrar un conocimiento práctico de las colecciones y las prácticas de facturación y tienen una capacidad de motivar a los miembros del personal sobre una base consistente.
Diseñar un programa de facturación viable para asegurar que los ciclos de facturación y pagos se realicen de manera oportuna y de acuerdo con las normas de control de calidad. Proporcionar al personal copias de procedimientos de la política de facturación y un manual de la empresa para una fácil referencia.
Supervisar comprobaciones de control de calidad. Monitorear las comunicaciones escritas y verbales entre el personal y los clientes. Buscar el cumplimiento de las colecciones y los procedimientos de facturación, así como ejemplos de ajustes correctamente ejecutados y amortizaciones.
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Implementar cursos de formación para los miembros del personal sobre los procedimientos y normas de la empresa. Ofrecer las técnicas de llamada fría y suave, consejos de negociación y formación de software.
Manejo de informes sobre las actividades de facturación y cobro. Proporcionar a los clientes copias no originales-de dichos informes. Recopilar información a través de otros departamentos de facturación para documentar las cuentas en un solo lugar.
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Llevar a cabo reuniones regulares del personal. Analizar volumen de operaciones e imponer los cambios necesarios. Mantener la moral alta mediante el reconocimiento de los funcionarios que entregan un alto nivel de rendimiento, mostrar un historial de comunicaciones efectivas para la gestión y seguimiento miembros del personal, así como impartir una impresión positiva en la organización y la facturación departamento.