Cómo llevar a cabo una reunión de planificación de proyectos

Dejando de funcionar adecuadamente su reunión de planificación del proyecto puede dar lugar a malentendidos, la ineficiencia y los participantes frustrados. Utilizar las técnicas adecuadas y va a proporcionar un foro eficaz para la planificación, así como una experiencia positiva.

Cosas que necesitará

Video: ¿Cómo llevar a cabo un buen Seguimiento?- DIP Dr Herminio Nevarez

Programar la reunión, cuando las principales partes interesadas pueden asistir. Esto incluye el promotor del proyecto o campeón, el director del proyecto y cualquier persona cuya entrada o aprobación es necesaria para que se tomen decisiones en la reunión.

Crear y distribuir el orden del día antes de la reunión. Su programa debe explicar el propósito de la reunión, los resultados esperados y el tiempo asignado para cada parte de la reunión. Incluya lo que se sabe acerca del propósito, el presupuesto, línea de tiempo y los roles del proyecto. Utilice su primera reunión para obtener claridad sobre el alcance y los roles del proyecto, así.

Establecer las funciones de la sesión y asignar a los participantes a esas funciones. El facilitador asegura la discusión que queda dentro del tema y que todos los participantes tengan una voz. El cronometrador mantiene al grupo en el calendario establecido por la orden del día, y el encargado de tomar notas seguimiento de las decisiones tomadas y los puntos de discusión importantes.

Video: Ideas para Reuniones de Damas cristianas

Planificar con anticipación para tener todas las herramientas que necesitará fácilmente disponible en el lugar de reunión. Es probable que desee utilizar una pizarra de borrado en seco y marcadores o una gran almohadilla blanca y marcadores regulares. Si la reunión de reflexión ejercicios, llevar pequeñas almohadillas adhesivas y bolígrafos para los participantes. Un proyector y un ordenador portátil son necesarios para mostrar presentaciones de PowerPoint y pantallas similares.

Iniciar la reunión recordando a los participantes de la agenda y los roles y establecer reglas de enfrentamiento. Como mínimo, el grupo debe aceptar ser respetuoso de las opiniones de otros y para minimizar las distracciones, tales como teléfonos celulares y conversaciones paralelas.

Siga el orden del día y seguir adelante una vez que se ha tomado una decisión. Si se necesita información adicional antes de que una decisión puede ser tomada, asignar el elemento de acción a la persona adecuada y aclarar cuándo y cómo se van a informar.

Video: Planificación Estratégica

Antes de finalizar la reunión, un resumen de las decisiones clave y los puntos de acción. Programar la próxima reunión y, en la medida de lo posible, ponerse de acuerdo sobre los objetivos para la próxima reunión.

Después de la reunión, distribuir rápidamente notas de la reunión a los participantes y otras partes interesadas y recordar a cada uno de sus elementos de acción y fechas de vencimiento.