Cómo escribir una nota para cambiar la hora de una reunión
Si hay una cosa que los empleados tienden a preferir menos de reuniones, que es cuando el momento de una reunión ha cambiado, lo que obligó a alterar sus horarios en consecuencia. Aún así, es mucho peor para sus empleados que ignoréis. Mantener a sus empleados en el bucle escribiendo una nota alertando al cambio. Que no les guste el mensaje, pero que van a apreciar que su memo - como todas las mejores formas de comunicación interna - es corto y al grano.
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Escribe el título de información de la nota. Alineado a la izquierda y en cuatro líneas separadas, a un solo espacio, escribir "La cita", "A", "Desde" y "Asunto". Cada uno debe ser seguido por dos puntos. Después de "De:" escriba su nombre y su título.
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Escribe no más de tres párrafos a un solo espacio sobre la reunión cambio de hora, doble espaciado entre párrafos. En el primer párrafo, señalar el tiempo anterior y el tiempo reprogramado de la reunión. Indicar si el lugar de la reunión ha cambiado o se ha mantenido la misma.
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Explicar la razón del cambio de horario de una manera positiva. Los empleados pueden preguntarse por qué el momento de la reunión ha cambiado, pero existe la posibilidad de poner en peligro la información confidencial de la organización. Abordar la cuestión de manera positiva al decir: “La hora de la reunión ha cambiado para adaptarse mejor a las necesidades y horarios de todas las personas cuya presencia se requiera en la reunión.”
Escribir un párrafo tercero optimista. Por ejemplo, “Gracias de antemano por su cooperación en el alojamiento de este cambio de horario. Miro adelante a verle a las (hora y lugar de la reunión) “.
Escriba sus iniciales después de su nombre para un golpe de presencia y la credibilidad. Usted no tiene que firmar al final de la nota, porque su nombre aparece en la parte superior, en el encabezamiento.
Revisar y editar la nota antes de difundirla. Nunca permita que un empleado coger un error en cualquiera de sus materiales de comunicación.
Difundir la nota correctamente y para una mejor exposición. Recuerde que usted no quiere que los empleados ausentes a caer de nuevo en la línea de la oficina de leyenda, “yo supongo que no consiguió la nota.” Notas de toda la empresa a menudo se publican en los comedores y salas de descanso. Para añadido “seguro”, hacer una copia de la nota para cada empleado y colocarlo en su buzón o en su escritorio.