Cómo escribir un informe en un Memo o Formato de carta
Cuando tenga que resumir una gran cantidad de información, una nota o carta es una manera eficiente de hacerlo. Muchas personas encuentran difícil escribir y creen que no tienen el vocabulario para hacerlo. Pero como el profesor de escritura William Zinsser dice, la escritura es sólo pensar en el papel. Todo lo que necesita hacer es organizar sus pensamientos, sigue el estilo del formato que ha elegido, y utilizar lenguaje sencillo y claro.
Escribir un informe en un Memo
Video: Elaborar un oficio
Escribir un encabezado. Para una nota, el estado de la esquina superior izquierda, que se supone que leer la nota (por ejemplo, A: Todos los empleados), que lo escribió (De: Su nombre), ¿quién más lo recibirá (CC: nombre del beneficiario) del fecha (fecha actual) y de qué se trata (Asunto:. Tema de Dirección)
Video: MODELO DE CARTA FORMAL E INFORMAL
Si se trata de una carta, comenzará con una fecha y el saludo, como "A todos los empleados:".
Tenga en cuenta su audiencia. Si usted está escribiendo para un público general, utilizar un lenguaje que todos entiendan. Los nuevos empleados no pueden saber la jerga de la empresa, y los empleados en un departamento no puede entender la terminología de la otra.
Hacer un esquema. La organización de sus pensamientos permite una escritura clara. Considere lo que su público va a querer saber, y lo que quiere decirles. Hacer hincapié en las conclusiones principales del informe y lo que significa para la gente que lee la nota.
Video: LECCION 2 - CREAR CARTA EN WORD
Comience con fuertes declaraciones de apertura. Reconocer el informe y sus conclusiones. Por ejemplo, "Como resultado de nuestro estudio reciente de la productividad, vamos a hacer varios cambios en nuestras políticas de uso de Internet."
Explique. Resaltar cualquier dato o datos que apoyan la conclusión. "Los consultores encontraron que los empleados pasaron dos horas al día en promedio correo electrónico de control y gestión de equipos de deportes de fantasía." Además, dejar que los lectores saben cuando los cambios se llevarán a cabo.
Decirle a la gente dónde pueden acudir para obtener información más completa (en su caso). Por ejemplo, "Vamos a hablar más de esto en nuestra reunión semanal del personal el viernes" o "El informe completo está disponible para todos los empleados en formato PDF." No firme el memo- su nombre está en la parte superior de la nota. Si usted está escribiendo una carta, utilice su nombre, su nombre completo, o su nombre completo y el título, dependiendo de las circunstancias y sus preferencias.
Reescribir y cortar el desorden. Vuelva a leer el proyecto y eliminar palabras innecesarias. Por ejemplo, "Es la opinión de las empresas que la oficina de Scranton se debe trabajar activamente para reducir los problemas de improductividad al limitar el uso no laboral de recursos de la empresa," puede ser reescrita como "Corporate nos ha pedido que limitar el uso personal de la propiedad de la compañía. Esta aumentará nuestra productividad ".
Video: Tutorial: "Como redactar un Memorandum"
Corregir y revisar la ortografía. Tiene un colega de confianza comprobar su gramática y TONO una sentencia mal escrito puede ser interpretado de maneras que nunca tuvo la intención. También, ejecutar corrección ortográfica, pero tenga cuidado de las características de palabras sustitución automática. Usted no quiere que su informe para decir "Indonesia" cuando la intención de "Indiana".