Cómo organizar las cuentas por pagar en una pequeña oficina
Las cuentas de una pequeña oficina por pagar es una cuenta de pasivo corriente formada por obligaciones de deuda que deben ser pagados dentro de los próximos 12 meses. Es importante que los documentos que respaldan estos artículos deuda se organizan de manera que los pagos de estas obligaciones se hacen a tiempo. El pago puntual de las cuentas por pagar de crédito mantiene de pie de la organización además asegura relaciones buenas y estables con los acreedores y proveedores.
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Partido recibido facturas con su orden de compra y la recepción o documento de terminación del servicio. Existe una factura válida y exigible cuando una orden de compra aprobada fue creado y se recibieron los productos en la orden o se completaron los servicios. Crear carpetas por el nombre del proveedor para mantener las órdenes de compra sin igual, la recepción de documentos y otros documentos de apoyo.
Archivo de cuentas por pagar documentos por fecha de pago. Después de facturas se corresponden con los documentos de apoyo, comprobar la fecha de vencimiento y fijar una fecha de pago de la factura. Organizar las facturas en carpetas que representan cada día del mes. Cuando se determina la fecha de pago de la factura, presente en los términos de ese día. Una carpeta de acordeón, que no ocupa mucho espacio, puede ser utilizado para mantener los documentos organized- cada ficha puede representar un día del mes. Si una carpeta acordeón es demasiado pequeño, considere el uso de carpetas colgantes que proporcionan más espacio para el papeleo. Asignar sólo el día del mes para cada carpeta o Archivo- cuando termina el mes en curso, se puede reutilizar estos archivos para el próximo mes.
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Incluir en su programa diario de una revisión de archivo de cuentas por pagar de ese día. Si hay facturas presentadas en virtud de ese día, emitir un pago para la factura y se marca como pagada. La factura debe tener en cuenta la fecha de pago, el número de cheque o transacción de identificación, si se paga electrónicamente, la cantidad pagada y la identificación de la persona que procesa el pago.
Archivo paga facturas en los archivos creados para cada proveedor o acreedor. archivo del proveedor debe contener todas las facturas pagadas desde el inicio del periodo de contabilidad o de 12 meses. Los documentos de este archivo de apoyo a los pagos realizados al vendedor. Si surge un problema en un pago o un pago de reclamaciones de proveedores no fue recibida, esta documentación puede proporcionar ayuda cuando se completó el pago y los elementos que se le paga o no.