Cómo asignar trabajo a empleados
Hay momentos en que es necesario cambiar la descripción del trabajo de un empleado o cuando se necesita asignar una tarea de trabajo específico a un empleado para un proyecto especial o por un período determinado de tiempo, como el período de vacaciones de otro empleado o excedencia. Independientemente de las circunstancias, la comunicación es un elemento importante de la asignación del trabajo. La comunicación puede hacer la diferencia entre un excelente rendimiento y un trabajo incompleto.
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Determinar las razones de asignación de trabajo a sus empleados. El proceso de asignar el trabajo es diferente para el rediseño de una descripción del trabajo que para la asignación de tareas para un proyecto de equipo. El rediseño de una descripción del trabajo es relativamente fácil, ya que tiene un lienzo en blanco desde el que comenzará la asignación de tareas. Por ejemplo, si tiene que asignar el trabajo de un asistente ejecutivo, realizar investigaciones sobre funciones típicas de un asistente a la gerencia superior. Por otro lado, si su equipo está trabajando en un proyecto específico, determinar las tareas que forman parte del total del proyecto y determinar los recursos empleados a su disposición.
Inventario de sus empleados las habilidades, experiencia y capacidades. Además, pregunte a los empleados acerca de sus anteriores experiencias de trabajo y de carrera intereses. Según los medios de la Mujer, delegando de manera eficaz requiere atención al conjunto de habilidades de un empleado. Afirma: "Asegúrese de que va a delegar a alguien que pueda completar con éxito la tarea en cuestión." Esta es tu oportunidad de motivar a los empleados que desean demostrar sus capacidades y mejorar su valor para la organización.
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Construir una lista de tareas. Utilice su revisión de hojas de vida, las aplicaciones y los comentarios de los empleados para determinar quién tiene los conocimientos necesarios para realizar el trabajo. Si tiene dos o más empleados que son igualmente calificados y que tienen un interés en realizar el mismo trabajo, busque una manera de dividir las responsabilidades por lo que uno de los empleados no se ve favorecida por encima de otro. Si sólo hay ligeras diferencias en la cualificación del personal, considerar la asignación a la mejor empleado calificado y la designación de un suplente en caso de un empleado por sí solo no puede completar la tarea.
Desarrollar un método de comunicación que explica el trabajo asignado, calificaciones y expectativas necesarias. Este es el paso más importante en la asignación de responsabilidades de trabajo, por lo tanto, su comunicación debe ser clara y debe abordar todos los elementos de la obra. Los resultados esperados y las expectativas de trabajo son parte de sus estándares de rendimiento. Los estándares de desempeño son mediciones se utilizan para las evaluaciones de desempeño. Un estándar de rendimiento de la muestra para el trabajo asignado podría ser "Utilizar Microsoft Access para entrada de 100 registros de ventas por semana con el por ciento de exactitud de al menos 98". El uso de este ejemplo, usted está asignando una nueva tarea, así como el establecimiento de un estándar de rendimiento para incorporar en la evaluación del desempeño del empleado.
Discutir la nueva asignación con el empleado. Estar preparado para responder preguntas acerca de cómo llevar a cabo las tareas, plazos y al que el empleado debe dirigir cualquier pregunta acerca de la asignación. Esto es parte de su método de comunicación. Usted debe ser capaz de explicar plenamente la tarea, por eso que es importante para la organización, qué habilidades son necesarias y cómo los beneficios de los empleados de asumir la nueva tarea. Los empleados que están interesados en el desarrollo de carrera o mejora habilidades están interesados en aprender cómo se benefician de aceptar nuevas responsabilidades.