Acerca de la Oficina de Gestión

Dentro de las organizaciones pequeñas, las responsabilidades de gestión de la oficina pueden caer por completo en un solo individuo, tal como un coordinador o gerente de la oficina. Dentro de las organizaciones más grandes, la gestión de la oficina es por lo general un esfuerzo de equipo supervisado por el director de la oficina y facilitada por recepcionistas, auxiliares administrativos y empleados de presentación. gestión de la oficina implica un alto volumen de coordinación con el personal, gestión, proveedores y clientes para realizar las tareas que son cruciales para las operaciones generales de la oficina.

El director de la oficina supervisa el espacio físico de la oficina, incluyendo el diseño de oficina y dónde se encuentra cada departamento. Cuando una nueva pieza de equipo de oficina se pone en la oficina, un nuevo empleado requiere un espacio de trabajo, o la oficina está en proceso de renovación, el gerente de la oficina es responsable de la coordinación de las condiciones espaciales. El director de la oficina también tiene acceso exclusivo a los elementos archivados, tales como archivos obsoletos que pueden ser guardados en el almacenamiento, ya sea fuera o en el sitio.

gestión de la oficina es responsable del presupuesto y la distribución de suministros de oficina. gestión de la oficina recibe y aprueba las órdenes de compra por parte del personal cuando se requieren nuevos suministros y luego realiza pedidos con los proveedores de suministro. gestión de la oficina es el primer punto de contacto para los proveedores y es responsable de mantener una relación con los proveedores en nombre de la oficina y la negociación del precio más bajo.

registros de la oficina, incluyendo archivos de los empleados, archivos de proveedores y otros documentos importantes relacionados con la organización son creados y mantenidos por la gestión de la oficina. Uno o más miembros de gestión de la oficina por lo general tienen una clave para sistema de archivo de la organización y, a menudo ser llamado por la dirección ejecutiva para recuperar archivos específicos.

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En las organizaciones que no emplean asistentes de dirección, apoyo ejecutivo por lo general cae en la gestión de la oficina. asistencia ejecutiva incluye responsabilidades tales como la gestión de itinerarios ejecutivos, la correspondencia y la organización de alojamiento durante el viaje y reuniones.

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El director de la oficina es típicamente responsable de crear, mantener y hacer circular las políticas de oficina para asegurar que están comunicados a todos los empleados. El director de la oficina distribuye avisos de política a través de medios tales como correo electrónico, la intranet de oficina y notas en papel.

eventos del personal, como el picnic anual fiesta o verano son coordinados por la oficina de gestión. Las responsabilidades relacionadas incluyen reserva un lugar para el evento, el seguimiento de las confirmaciones de asistencia, la adquisición de refrescos, la publicidad del evento para el personal, y la configuración de los eventos y tomar hacia abajo.

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Junto departamento de contabilidad de una organización, la gestión de la oficina puede ser responsable de la nómina del personal, incluyendo el seguimiento de horas de los empleados y las vacaciones, licencias por enfermedad y los informes de gastos de los empleados.