Las tareas administrativas de oficina

personal de administración Oficina prepara y distribuye la correspondencia, como cartas, correos electrónicos y boletines de noticias para los clientes. El personal trata directamente con cualquier pregunta de clientes-sin embargo, si el personal no puede proporcionar el apoyo necesario a continuación, que son responsables de transmitirla al personal apropiado. trabajadores de la administración oficina también se preparan y envían memorandos y anuncios al personal, ya veces se requieren para enviar por correo la correspondencia, por lo que deben estar familiarizados con las tarifas y los reglamentos postales.

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de administración de oficinas de respuesta personal de llamadas telefónicas y ayudar a los clientes con cualquier pregunta que puedan tener acerca de los servicios de la compañía, o transferirlos al departamento correspondiente. En algunos casos, la persona que llama puede pedir que deje un mensaje para otro miembro del personal, en cuyo caso es el deber del administrador de la oficina para grabar el mensaje en detalle y acabar con importante información de contacto como nombre, número de teléfono de la persona que llama y el mejor momento para llegar a la persona que llama.

Los administradores de Office utilizan bases de datos para introducir y gestionar los datos de cliente para futuras referencias. administradores de la oficina también producen informes basados ​​en esta información de base de datos. Los informes se utilizan generalmente en las reuniones o conferencias, o transmitirse a los miembros del personal de alto nivel.

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Reservar citas, la organización del viaje, la programación de conferencias y de informar al personal de los eventos están funciones asumidas por el personal de administración de la oficina. Los horarios pueden ser publicados electrónicamente a través de programas de gestión de datos, que hacen que sea más fácil de publicar y enviar varios calendarios y rápidamente hacer ajustes de actualización. Un asistente de administración de oficinas a menudo hace malabares muchas tareas a la vez y por lo tanto se requiere tener capacidad de organización excepcionales.

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uso personal administrativo equipos de oficina, tales como fotocopiadoras, máquinas de fax, escáneres y otros equipos electrónicos en sus tareas del día a día, por lo que deben estar familiarizados con cómo funcionan. No sólo eso, necesitan conocimientos básicos de solución de problemas con el fin de hacer frente a fallos menor.