Responsabilidades de una oficina de gestión de programas

Una oficina de gestión del programa (PMO) administración de la cartera de proyectos de una organización. Proporciona valor a una organización, ayudando a sus funcionarios tomar buenas decisiones sobre los proyectos que conviene emprender. La experiencia de la PMO en las herramientas de gestión de proyectos mejora la tasa de éxito de los proyectos, que ayuda a la organización en el control de costes.

Organizaciones rara vez, o nunca, se tienen los recursos financieros o humanos ilimitados para gastar en proyectos, por lo que es fundamental que se tomen en los proyectos que mejor se adapten a sus objetivos estratégicos. La oficina de gestión del programa desarrolla los criterios y un proceso de evaluación por lo que los proyectos con el mayor beneficio a la organización tienen la más alta prioridad para la financiación. Los criterios de evaluación pueden incluir cosas tales como la alineación del proyecto con los objetivos estratégicos o arquitectura técnica, una evaluación de riesgos del proyecto y el presupuesto estimado del proyecto.

La oficina de gestión del programa desarrolla y mantiene una metodología de gestión de proyectos estándar y herramientas para la organización. Estas herramientas ayudan a los administradores de proyectos ofrecen más consistentemente buenos resultados del proyecto. La reducción de los costes de ejecución de proyectos mediante el uso de procesos de gestión de proyectos probados es un beneficio clave de tener un PMO.

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Los gerentes de proyecto tienen diferentes niveles de experiencia. Es posible que necesiten para aprender habilidades adicionales para la gestión de proyectos complejos o manejar nuevos problemas que no se han enfrentado antes. Cuando la oficina de gestión de programas es un centro de entrenamiento de los proyectos de formación y los administradores, la organización se beneficia de los miembros del equipo entrenados que son más capaces de completar sus proyectos con éxito. Los gerentes de proyecto también se benefician mediante el aumento de su nivel de habilidad y profundidad de conocimientos, lo que puede abrir nuevas oportunidades de carrera.

Una oficina de gestión eficaz programa facilita revisiones en curso de todos los proyectos en curso. Esta revisión asegura cada proyecto está cumpliendo con los estándares de base para que se ejecute sin problemas, como por ejemplo siguiendo la metodología estándar y tener participación de los interesados ​​apropiado. La revisión puede resaltar áreas de riesgo o interdependencia entre los proyectos que un jefe de proyecto puede no tener en cuenta por su cuenta. La revisión también proporciona métricas clave sobre el estado de cada proyecto, los obstáculos y presupuesto, que el PMO utiliza para comunicar el estado de la cartera de proyectos a la alta dirección o para clientes de la organización.

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Los equipos de proyecto deben interrogar al final de cada proyecto en las lecciones que han aprendido sobre lo que funcionó y lo que no. Los archivos de oficina de gestión de programas esta información y también deben encontrar formas efectivas de compartir esta información para los administradores de proyectos en toda la organización pueden aprender de los fracasos y los éxitos del pasado, aplicándolas a nuevos proyectos.

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Los proyectos a menudo consigue de pista debido a un jefe de proyecto está luchando para conseguir la gente adecuada asignados a trabajar en su proyecto. Debido a que el PMO tiene una vista el panorama general de todos los proyectos, puede ayudar a asegurar que las personas adecuadas se asignan al proyecto correcto en el momento necesario. Esto reduce el riesgo de un proyecto no cumplir los plazos clave.