Proceso de Cartera de Proyectos

El proceso de la cartera de proyectos es un método que puede maximizar el potencial de salida de todos los proyectos llevados a cabo por su organización en un momento dado, sujeto a las limitaciones de recursos limitados. Antes de comenzar sus esfuerzos de gestión de carteras de proyectos, establecer un ambiente de entendimiento y cooperación entre los tomadores de decisiones clave en su organización. El proceso de la cartera de proyectos puede incluir terminación de los proyectos actuales que pueden ser exitosa y oportuna a favor de proyectos que tienen un impacto económico o estratégico más amplio en sus operaciones. Es importante que los gerentes a comprender este concepto para evitar cualquier sentimiento de resentimiento cuando esto sucede. Fomentar una actitud basada en el equipo hacia la selección de proyectos en lugar de la identificación de pequeños grupos de empleados con proyectos específicos. Esto evitará que surjan sentimientos de rechazo en los equipos de proyecto que se re-asignado o división entre los nuevos proyectos.

Durante el proceso de gestión de cartera de proyectos, se le asignar recursos, incluyendo tiempo, dinero, productividad de los empleados, y la tecnología a aquellos proyectos que más contribuyen a la rentabilidad de su empresa. Antes de considerar ningún proyecto específico, elaborar una lista de prioridades con los que juzgar cada uno. Monitorear continuamente su lista de prioridades y adaptarla a los nuevos objetivos estratégicos y la evolución de los climas de negocios. Los productos por los que dar prioridad a sus proyectos pueden incluir el costo, contribución a los ingresos, el impacto de marketing, marcos de tiempo, y el logro de metas específicas.

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Todas las organizaciones se enfrentan con el problema de la utilización de los limitados recursos de la manera más eficaz. Recopilar información sobre su capacidad de recursos y las demandas de recursos de cada proyecto antes de utilizar su lista de prioridades para determinar qué proyectos emprender. La demanda total de recursos de todos los proyectos elegidos no puede exceder la capacidad de recursos de su empresa. Por ejemplo, si su empresa tiene diez computadoras y veinte empleados disponibles para el trabajo del proyecto, no se puede elegir una cartera de proyectos que requiere veintitrés empleados y once ordenadores. Las limitaciones presupuestarias también son un factor importante para determinar la combinación óptima de proyectos.

Armado con su lista de prioridades e información relacionada con los recursos de la capacidad y la demanda de recursos de los distintos proyectos, que ahora está listo para elegir un conjunto de proyectos para llevar a cabo que va a maximizar la relevancia estratégica para su empresa. Tenga en cuenta que los proyectos no seleccionados inicialmente no están necesariamente eliminated- proyectos prioritarios menores pueden llevarse a cabo cuando los recursos se liberan por la finalización de los proyectos de mayor prioridad.

Existen varios paquetes de software para ayudarle en el proceso de la cartera de proyectos, pero para las carteras de proyectos más simples un árbol de decisión se pueden utilizar para diseñar todas las posibilidades relacionadas con la combinación de los proyectos elegidos. Sigue el enlace al final de este artículo para obtener un ejemplo de un árbol de decisión del proyecto.

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En primer lugar, la lista de cada proyecto, junto con su coste total y los requisitos para los empleados, tecnología y otros recursos. Entonces, solo los proyectos que puntúan más alto de acuerdo a sus prioridades de los proyectos, y luego seleccione una cartera de proyectos que someterse. Recuerde, las demandas totales de recursos de todos los proyectos elegidos deben ser menos de su capacidad total de recursos. A medida que se introducen nuevos proyectos potenciales en su organización, y como conclusión de los proyectos actuales, revisar el proceso de la cartera de proyectos para decidir qué nuevos proyectos merecen los nuevos recursos disponibles en función de su lista de prioridades y capacidades de recursos actualizados.