Contabilidad y Gasto de los empleados de nómina reembolso o AP

reembolso de gastos de los empleados es el proceso por el cual los empleados son compensados ​​por el dinero gastado en el servicio de una empresa. Los empleados están más frecuentemente el reembolso de los gastos de kilometraje y de viaje, pero también pueden ser reembolsados ​​por otros gastos relacionados con el trabajo. Dependiendo de la situación y de la institución, el reembolso puede hacerse ya sea a través de la nómina o por medio de las cuentas por pagar.

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Cuentas por pagar es una cuenta de pasivo que incluye el dinero de una empresa o instituciones debe por bienes y servicios, incluyendo dinero que se adeuda a los empleados que han gastado dinero personal en el negocio de la compañía. Las cuentas por pagar también es responsable del pago de dinero que una empresa o institución debe a que no son empleados. El departamento de nómina emite cheques de pago a los empleados por sus salarios normales de obra, bonificaciones y beneficios de un empleado se pagan a través de nómina, que también es responsable de la deducción de impuestos de los ingresos de los empleados. Aunque algunas instituciones reembolsan los gastos directamente a través de las cuentas por pagar y algunos a través del departamento de nómina, el proceso es el mismo.

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Reglas para el reembolso varían según la institución, pero todas las organizaciones tienen gastos que son reembolsables y otros que no lo son. Los gastos de viaje y alojamiento asociados a asistir a una conferencia relacionada con el trabajo o evento, o gastos incurridos en la reubicación de un puesto de trabajo, a menudo son reembolsables. Las comidas pueden ser reembolsables en algunas situaciones. Organizaciones compensan frecuentemente empleados por las millas recorridas en vehículos personales en el negocio de la compañía. Gastos que no pueden ser reembolsados ​​comúnmente incluyen entradas u otros gastos relacionados con el entretenimiento personal o dinero gastado en bebidas alcohólicas. Una organización no puede reembolsar a un empleado por artículos o dinero perdidos o robados, mientras que en los negocios de la empresa o por cualquier gasto que no haya sido expresamente autorizado.

Aunque el proceso exacto para recibir el reembolso varía según la organización, la mayoría de las empresas siguen el mismo procedimiento general. Los empleados deben obtener la autorización oficial para gastos antes de gastar dinero y deben guardar todos los recibos. Para iniciar el reembolso, un empleado debe presentar un informe de gastos firmado o formulario de gastos a las cuentas payable- informes de gastos debe ir acompañada de un recibo u otra prueba de compra. Las cuentas por pagar a continuación, emite un cheque directamente al empleado o envía esta información a la nómina de manera que un empleado puede ser reembolsado en su próximo cheque de pago.

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El reembolso de los gastos en general, no se considera un ingreso, por lo que por lo general no se grava. Incluso si el reembolso se maneja a través de nómina y se incluye en cheque de pago regular de un empleado, que aparece por separado y no se grava. Las excepciones a esta regla general varían según el estado y por la organización específica. Por ejemplo, algunas organizaciones reembolsar algunos de los costos asociados con la reubicación que se gravan porque se consideran parte de la remuneración del empleado. Estos incluyen viajes con el fin de encontrar una casa, gastos de vida temporales o el cierre de los costos asociados con la compra de una casa.