Compañía reembolso de millaje vs. Reembolso de millaje del IRS

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Las empresas no están obligados a utilizar la tasa de reembolso de millaje estándar del IRS para reembolsar los gastos de kilometraje. De hecho, una empresa no está obligado a reembolsar el kilometraje empleado en absoluto. Si una empresa reembolsará a los empleados para el kilometraje bajo un método distinto a la tarifa estándar del IRS, se debe mantener la documentación de los gastos para justificar el reembolso como un gasto comercial. El costo de la gasolina, tickets de aparcamiento, peajes e incluso un porcentaje de las cuotas de mantenimiento de automóviles, seguros y de registro puede ser reembolsado todos y dados de baja por el negocio.

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En lugar de mantener registros para una variedad de gastos del vehículo, el IRS permite a una empresa para utilizar simplemente la deducción tarifa estándar del IRS. La tarifa estándar IRS está diseñado para cubrir el costo promedio de la gasolina, la depreciación del coche, mantenimiento, gastos de inscripción y el seguro. Para cumplir con el IRS bajo este método, la empresa debe mantener un registro de cuántas millas cada uno de los empleados de unidades para fines comerciales cada mes. También debe verificar el propósito de negocio de cada viaje.

Siempre y cuando su empleador le reembolsa bajo un plan de cuentas, los reembolsos no se consideran ingresos sujetos a impuestos. Para ser un plan de cuentas, tiene que haber una conexión de negocios para el gasto y se debe documentar el gasto y devolver cualquier exceso de reembolso recibido. Su empleador puede entonces clasificar el pago como un reembolso. De lo contrario, su empleador debe incluir el pago de los salarios en el Formulario W-2.

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Si no se reembolse o sólo se recibe un reembolso parcial que puede ser capaz de reclamar una deducción de impuestos. Usted puede deducir los gastos de negocio del empleado no reembolsados ​​en el Formulario 2106. Los gastos - menos los reembolsos - contraído por el trabajo calificar como una deducción. Puede utilizar cualquiera de la tarifa estándar del IRS o calcular los gastos reales para calcular la deducción. Sin embargo, los gastos detalladas misceláneas, tales como gastos de negocio del empleado, sólo son deducibles después de que superan el 2 por ciento de su ingreso bruto ajustado.