¿Tiene un empleador que reembolsará Kilometraje?

Para muchos empleados, un día típico de trabajo incluye un viaje rápido a recoger suministros o unas pocas horas a un sitio del cliente. Muchos empleadores reembolsan a sus empleados por gastos de kilometraje, pero no están obligados a hacerlo. Si un empleador no reembolsará el kilometraje, o sólo ofrece un reembolso de millaje parcial, los empleados tienen la oportunidad de deducir esos gastos no reembolsados ​​en sus declaraciones de impuestos.

Cuando los empleados pasan parte o la totalidad de sus días de trabajo de conducción a diferentes funciones o destinos, incurren no sólo los costes de gas, pero el mantenimiento del coche, registro, seguros y gastos de depreciación. Los empleados pueden tratar de identificar y sumar todos estos diferentes costos, pero es un proceso complicado. Como alternativa, el IRS emite una tasa de reembolso de millaje estándar sobre una base anual. Bajo este modelo, los empleados y los empleadores pueden calcular los gastos de kilometraje multiplicando la cantidad de millas conducidas por la tarifa estándar actual. Para 2014, la tarifa estándar fue de 56 centavos de dólar por milla accionados.

Los empleadores no están obligados a reembolsar a los empleados para el kilometraje. Sin embargo, muchos optan por hacerlo por los beneficios fiscales. Siempre y cuando el empleador mantiene registros de los gastos de los empleados y verifica que los gastos son relacionados con la empresa, el pago de reembolso es libre de impuestos para el empleado y una deducción de impuestos para el empleador. Si un empleador elige para reembolsar los gastos, el método más simple es utilizar la tasa estándar del IRS. Bajo este método, el empleado simplemente registra el número de millas recorridas por el trabajo por la lectura del odómetro del vehículo. El empleador puede elegir otro tipo de reembolso, sino que debe llevar un registro detallado de gastos para confirmar el gasto.

Para calificar como un gasto de negocio, las millas recorridas deben estar relacionados con el trabajo o negocio. Sin embargo, el IRS no permite el reembolso de los empleados para el kilometraje que forma parte de un viaje diario. Eso significa que si el empleado está conduciendo a un cliente o un sitio como un lugar alternativo de trabajo para el día, se debe restar el kilometraje trayecto normal desde la costa. Por ejemplo, si un empleado conduce a un sitio de 10 millas de distancia en lugar de su lugar de trabajo normal, que es de 7 millas de distancia, a sólo 3 millas en cada dirección son elegibles para el reembolso.

Los empleados que no reciben un reembolso o un reembolso parcial por el kilometraje trabajo no están completamente fuera de suerte. Los contribuyentes pueden deducir los gastos no reembolsados ​​en el Formulario 2106, "Gastos de negocio del empleado." La cantidad que puede deducirse es la diferencia entre la tarifa estándar - o los gastos reales si el empleado elige un cálculo detallado - y la cantidad reembolsada al empleador. Para recibir una deducción de impuestos, el contribuyente debe detallar sus deducciones, y sus gastos diversos debe superar el 2 por ciento de su ingreso bruto ajustado.