Cómo configurar un departamento de compras

Conocer la jerga antes de configurar la tienda. Compare su comprensión de la compra de la terminología con los de gestión que todo el mundo está de acuerdo en las definiciones de costes unitarios, el coste extendida, adquisiciones de costes, plazos de entrega, la realización de inventarios (interés que se cobra sobre la inversión, el costo de almacenar inventario, seguro e impuestos propiedad, más la obsolescencia mercancía) , pedido volver, extensiones de envío y términos únicos para su industria.

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Revisar los protocolos de compra existentes. Obtener una lista de proveedores aprobados actualmente bajo contrato, además de las copias de los formularios utilizados para manejar proceso de licitación de la empresa. Asegúrese de que el lenguaje de orden de compra cumple con las normas legales para que nunca encuentras la defensa contra un PO mal escrito en la corte.

software informático orden escrita específicamente para la compra de departamentos para que los recursos que utiliza la mayoría están integrados y se puede ordenar, incluyendo el seguimiento de inventario, datos de los proveedores y el almacenamiento de facturas. Asegúrese de que el programa es capaz de análisis comparativos para auditar de manera rutinaria proveedores, productos y precios.

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Escribir un manual de políticas que detalla los requisitos del proveedor de licitación y de cumplimiento como se indica por normativa de la empresa. Instalar un sistema de pesos y contrapesos para evitar el peligro de compra más común: la duplicación. Estipular los nombres de los que han de compra autoridad y sanciones bandera de proveedores de las empresas (por ejemplo, “sólo utilizan los vendedores que suministran papel reciclado para uso de oficina”), delinear conflictos de intereses, guías de compra confidenciales y asegurarse un abogado revisa el manual.

Comunicar la compra de la visión, las políticas y los plazos de su departamento a todos los empleados. tramitar las solicitudes de suministros de una manera uniforme, los códigos RS de doble control y cantidades. Inspeccionar llegando mercancía contra los manifiestos, tirar de productos defectuosos o dañados y gestionar las devoluciones. Cerrar pedidos una vez recibidos y facturación adelante a su departamento de contabilidad si su descripción de trabajo no incluye la emisión de pago.

Mantener registros meticulosos. almacenar los documentos relacionados con cada envío por el nombre del fabricante o el número, la fecha o el producto. Evitar depender de un solo proveedor, sin importar lo bien que la relación en caso de que vaya a pique y te dejan luchando por obtener nuevos proveedores. Evaluar todos sus proveedores con regularidad y explorar nuevas relaciones a menudo, por lo que su departamento de compras funciona tan eficientemente como la empresa que le eligió para dirigir hacia arriba.