Cómo organizar un departamento de compras
Incluso si sólo ha estado en su trabajo por un corto tiempo, usted sabe que el mantenimiento de un registro meticuloso, la evaluación de las prácticas de compra actuales, la búsqueda de nuevas relaciones con los proveedores y asegurándose de que sus sistemas de operación están diseñados de manera eficiente son las claves para un departamento de compras organizada . Ya sea que usted acaba de ser contratado para transformar una división existente de caótico organizado, o simplemente quiere estar seguro de que todo mueve a lo largo de manera eficiente con algunos problemas técnicos, este artículo le puede apuntar en la dirección correcta.
Cosas que necesitará
- Computadora
- Software
- La compra de documentos
- manual de políticas
- almacenamiento auditado operación / inventario
- sistema de seguridad (opcional)
Comenzará la auditoría de archivos y métodos del departamento de compras para evaluar el sistema actual. Seguimiento de los elementos ordenados para los empleados o departamentos y comprobar el rendimiento de los vendedores autorizados. Visita jefes de departamento para discutir sus experiencias de compra anteriores. Obtener información sobre cómo mejorar el procesamiento, seguimiento y cumplimiento métodos del departamento.
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Obtener permiso para redactar un nuevo manual de políticas departamento de compras en base a la información recibida de los jefes de departamento si no hay una guía actual o se ha vuelto evidente que la versión actual no funciona. Escribir, editar y hacer circular corrientes de aire a los tomadores de decisiones pertinentes. Enviar copias de la publicación a los administradores para que tengan un punto de referencia para futuras solicitudes de compra.
Auditoría documenta su empresa emplea para llevar a cabo las operaciones de compra. Revisar el lenguaje de orden de compra, revisar la documentación y formularios de oferta de su empresa, evaluar la solicitud de alimentación comunitaria y otros documentos. Hacer cambios, si es necesario, para aumentar la seguridad y la eficiencia en la entrega de artículos pedidos.
Revisar y analizar el inventario de suministros actualmente almacenadas dentro o fuera de la compañía. Verificar todos los inventarios en contra de la documentación existente. excesos de la bandera y la escasez de elementos que están en constante demanda, tales como suministros de oficina. Evaluar la forma en que las compras son dejados de lado y recuperados por los recolectores y empacadores. Realizar mejoras en la forma en que son almacenadas a recortar en ineficiencias.
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Evaluar trasiego actual, picking y operaciones, sobre todo si la dejadez ha dado como resultado el robo, en paradero desconocido y retrasos de embalaje en conseguir los suministros a los trabajadores en el momento oportuno. Investigar la sabiduría de la instalación de un sistema de seguridad, si uno no está ya en su lugar, para servir como elemento de disuasión del delito en las zonas de almacenamiento.
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Instituir un programa de control de calidad para los recolectores, envasadores, la contabilidad y la compra de todos reciben la información crítica sobre los envíos de suministro al mismo tiempo- sobre todo porque la información se refiere a los pedidos pendientes, huelgas, productos defectuosos o dañados - circunstancia inesperada que puede afectar a la recepción y desembolso de los materiales que entran a través del departamento de compras.
Mantenerse al tanto de las tendencias de la industria para aprender nuevas técnicas para la organización de las operaciones del departamento de compras. Concebir un informe de avance repetitivo por lo que será capaz de actualizar de forma metódica gestión en el estado de los elementos que ponen en orden para que no se está gastando la mitad de su día contestando la misma pregunta: “¿Cuándo puedo esperar para obtener los cuadernos de notas que he pedido ¿en julio?"