Gestión y Comunicación de Proyectos

La comunicación efectiva es un determinante clave del éxito del proyecto, y todas las etapas de la gestión de proyectos requiere de un medio de comunicación, que debe ser interactiva y facilitar la distribución completa de información. Según Computerworld, "diferentes métodos y diferentes niveles de la comunicación dependen de la audiencia". Usted, por lo tanto, debe tener en cuenta su audiencia y su medio de comunicación para lograr una comunicación efectiva y así producir un proyecto exitoso.

Video: GESTIÓN DE LA COMUNICACION DEL PROYECTO

Para facilitar los intercambios suave y preciso de la información a sus grupos de interés y los promotores de proyectos, debe comunicarse de manera efectiva en todas las fases de su proyecto. En la etapa de iniciación, por ejemplo, la comunicación efectiva es esencial para identificar las expectativas y construir la dinámica del equipo. Durante el ciclo de vida del proyecto, y especialmente en la ejecución, la comunicación a través de reuniones con clientes e informar a los promotores de proyectos es vital. La comunicación efectiva es esencial, incluso en las etapas finales de un ciclo de vida del proyecto ya que el proyecto es incompleto sin realimentación.

Video: Tipos de Comunicación según PMBOK (PMI-PMP)

La comunicación eficaz en la gestión de proyectos es difícil de alcanzar. Debido a las limitaciones de tiempo en los proyectos, la necesidad de que los conflictos de comunicación detalladas con la necesidad de reuniones, que debe ser corto para cumplir los plazos estrictos. La propia naturaleza de los proyectos es temporal y, por lo tanto, se presta poco tiempo para las partes involucradas, especialmente los miembros del equipo, para llegar bien informado de estrategias de comunicación y establecer fuertes. Además, a menudo durante la vida del proyecto, las partes interesadas o cambian el equilibrio de poder entre las partes interesadas turnos. Este cambio requiere una revisión de la red de comunicaciones del proyecto y crea incertidumbre.

Según los autores de la Biblia Comunicaciones Gestión de Proyectos, el 90 por ciento de los proyectos fallan debido a problemas de comunicación. El uso del medio equivocado de comunicación, el canal equivocado de la comunicación, la sobrecarga de información y la falta de retroalimentación son todas las barreras a la comunicación eficaz. Su correo electrónico de la información crítica a una de las partes interesadas, por ejemplo, puede resultar fatal si se pierde en el lote diario del receptor del correo electrónico o si los filtros de correo electrónico a una carpeta de correo no deseado. También es posible que el receptor considera su correo electrónico como una mera actualización de estado y por lo tanto relega su correo electrónico para leer el futuro. Por lo tanto, su información crítica puede no recibir la atención requerida.

Debido a que la gestión de proyectos consiste en tratar con muchos actores diferentes que han variado y, a menudo intereses contrapuestos y las restricciones de tiempo, las negociaciones juegan un papel clave en la gestión de proyectos. Estas negociaciones son obligatorios, ya que, como el director del proyecto, se debe obtener la aprobación de su cliente antes de su implementación y en las diversas etapas del ciclo de vida del proyecto. Cuestiones que requieren la negociación incluyen recursos, presupuestos, contratos, el alcance, los horarios y las expectativas de los interesados. Una red de comunicación efectiva y la estrategia le ayudará a facilitar los procesos de negociación. Por ejemplo, si usted tiene una reputación de estrategias de comunicación sólidos, es posible que pueda renunciar a largas reuniones cara a cara con la gestión al negociar las decisiones fundamentales. Esto puede ahorrar tiempo y recursos valiosos.