Protocolo de comunicación de la oficina

Las empresas y organizaciones dependen de las líneas de comunicación permanecen abiertos y fiable que queda entre las diferentes partes y divisiones. Sin la capacidad de comunicarse de manera efectiva, funciones de la empresa comienzan a desmoronarse muy rápido. Sin embargo, todo el mundo se comunica a su manera, al mismo tiempo, también conduce al caos. Aquí es donde los protocolos de trabajo entran en juego.

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Simplemente dicho, los protocolos son reglas internas que los miembros de una organización están obligados a seguir y utilizar. Al hacer actividades dirigidas seguro se manejan bajo los protocolos, la organización garantiza la coherencia y la conformidad en todos los niveles. La desventaja, sin embargo, es que muchos protocolos conducen a la redundancia, la burocracia y, peor aún, los retrasos innecesarios. Esto va en contra de una organización que intenta ser ágil y flexible. Encontrar un equilibrio entre la conformidad y capacidad de respuesta.

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Para agregar al desafío de la gestión de cómo la gente en la misma organización se comunican, los métodos electrónicos e informáticos han complicado el tema. La velocidad de la comunicación electrónica con frecuencia da lugar a problemas suceder más rápido y se propague aún más cuando se cometen errores. Los teléfonos inteligentes, correo electrónico, mensajería instantánea y archivos de computadora, se mezclan con una ráfaga de comunicaciones.

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Los mensajes escritos, el más tradicional de los métodos de comunicación de negocios, son fácilmente estandarizados por las organizaciones para que puedan ser distribuidos correctamente correctamente y debidamente priorizados. Esto se hace mediante la elección de métodos diferentes para diferentes niveles de importancia. Correos electrónicos, notas y mensajes básicos se pueden utilizar para la comunicación diaria. Memorandos y cartas con membrete presentar los problemas comunicados de una manera más formal. Reserva documentos temáticos e informes para la discusión de políticas y esfuerzos importantes de toma de decisiones.

El problema con los mensajes de correo electrónico, mensajería instantánea e Internet es que las organizaciones con frecuencia pierden el control del mensaje y su público muy rápidamente. Las organizaciones están bien servidos por la formación de personal de forma regular sobre los riesgos y peligros de la comunicación electrónica, reservando estas herramientas para todos los días, el personal de plantilla de comunicación y capacitación en la comprensión de cómo purgar periódicamente comunicaciones viejos y mantener sólo la información importante. Con demasiada frecuencia, la gente utiliza estas herramientas para la mensajería tonta o personal. Los resultados pueden variar desde embarazoso seria debe conseguir estos archivos más tarde resucitado en litigios o asuntos legales.

Como parte de los protocolos, las organizaciones también se benefician de asegurarse de que cualquier comunicación siguen las reglas de uso de la clara. Esto significa asegurarse de que el personal entiende cómo comunicarse correctamente por escrito. irritable, siglas rápidos, tales como LOL, WTB, WU, LTR, etc., no tienen cabida en los escritos profesionales. El personal debe entender que necesitan para comunicarse en un lenguaje propio que hace especial hincapié en la ortografía y la gramática.

Los protocolos para la comunicación verbal pueden ser implementadas de manera similar a los documentos escritos. Debe haber niveles para reuniones verbales, incluyendo la discusión informal, reuniones formales, reuniones de jerarquía, y las interacciones de políticas / toma de decisiones. Cada uno de estos eventos de contacto debe tener una expectativa de entender cómo comunicar, por cuánto tiempo y cómo procesar las reacciones y decisiones. Si no hace esto en un negocio con frecuencia resulta en la interacción ad hoc que, aunque cómoda en pequeños grupos, comienza a causar problemas a medida que las organizaciones crecen.