Cómo escribir un recordatorio de la carta de pago

Las actividades de recolección forman una desagradable necesidad detrás de las escenas cuando alguien le debe dinero a usted o su negocio y no parece dispuesto a pagar. En lugar de participar en un tiempo y es inútil juego de la etiqueta del teléfono con una persona que tiene todas las razones para evitar sus llamadas, escribir una carta formal, a fondo como un recordatorio tangible de la deuda. mensajes de correo electrónico pueden tomar menos tiempo y preparación de la tinta en el papel, pero el hecho de que se hace el esfuerzo para comunicarse a través del correo subraya su intención sincera y seria para garantizar el pago.

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Crear su carta con el membrete oficial de la empresa u organización a la que el remitente debe tardanza del pago. Si no existe tal membrete, abrir la carta con su o su organización de nombre y dirección. Siga esa información con el nombre completo y la dirección de la persona o entidad que le debe el pago. Lista de números de cuenta del beneficiario y la factura o número de transacción antes de la salutación que identifica al destinatario.

Utilice un saludo personal formal. Dirección del destinatario como "Estimada Sra. Jones" o "Estimado Sr. Smith." Comience con "A quien pueda interesar" si usted no tiene información de contacto completa para un individuo.

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Mantener un tono profesional, cordial, optimista aunque se sienta un profundo sentimiento de frustración. Enfoque su prosa en la idea de que el beneficiario ha pasado por alto su factura y simplemente necesita un recordatorio para hacer correspondiente remesa.

Indicar la cantidad y la naturaleza de la deuda, incluidos todos los detalles de la compra o servicio para el que paga. Incluir transacción y las fechas de entrega, así como cualquier otra información de identificación.

Explicar lo que se espera del remitente, incluyendo cuándo se espera el pago. Aclarar las sanciones, incluidos los intereses o cargos por mora que ya lo hacen o se aplicarán.

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Proporcionar su información de contacto para el remitente puede llegar a clarificar la situación o solicitar una extensión de pago. Indicar su número de teléfono y dirección de correo electrónico directo, incluso si aparecen en el propio membrete. Cierre con sus gracias por la atención inmediata del remitente y una reafirmación del valor se coloca en su trabajo o relación de negocios.