Cómo escribir una carta a un cliente recordándole su cita
Los proveedores de diversos servicios, incluidos los profesionales de la salud, los preparadores de impuestos, centros de servicio de automóviles, entre otros, a menudo hacen citas con sus clientes muchos meses de antelación. A muchos les resulta prudente enviado a sus clientes un recordatorio por escrito de la cita para reducir la no presentación y cancelaciones de última hora. Teléfono y correo electrónico recordatorios también pueden ser útiles, pero también puede ser pasado por alto o perdidas. Un mensaje de copia impresa es una forma barata de reforzar esos recordatorios electrónicos.
Utilizar un procesador de textos tto crear su carta de recordatorio en el membrete.
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Explicar el propósito de su carta e indicar la fecha de la cita, hora y lugar, incluyendo tanto la dirección de la calle y una suite, offfice o número de piso. Hacer una nota de la política de su cargo el cancelaciones y animar a los clientes a llamar para reprogramar si no pueden hacer el nombramiento, y proporcionar el número de teléfono correspondiente en el cuerpo de la carta.
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Tenga en cuenta el motivo de la cita lo más específicamente posible sin violar la privacidad considerations- por ejemplo, "Por favor traiga su impuesto y otros documentos financieros con usted, ya que estaremos revisando sus estrategias de impuestos de fin de año."
Vincular la carta a su lista de base de datos de nombramiento y dirección del cliente. Debe ponerle fecha, imprimir y enviar por correo las cartas entre dos semanas y un mes antes de la fecha de la cita. Es preferible firmar estas cartas personalmente. Hacer una nota en el archivo del cliente de la carta de recordatorio, o insertar una copia.