Cómo organizar su carga de trabajo de oficina

Cualquiera puede apreciar la vista de un ejecutivo muy ocupado, de alto nivel, sentado detrás de un escritorio grande sin mucho más que un pedazo de papel - por no hablar de una mota de polvo - a la vista. Las apariencias ocultan la realidad, para que los ejecutivos es probablemente tan ocupado como eres, sino que ha encontrado una manera de organizar su carga de trabajo de oficina. Puede, también, todo el tiempo que desarrollar un sistema que funcione para usted. Esto podría significar el empleo de algunas técnicas “probados y verdaderos”, mientras que despedir a otros. Al igual que los ejecutivos de alto nivel, recuerde que usted está a cargo y que corresponde a aprovechar el control de su carga de trabajo antes de que se apodera de ti.

Establecer un sistema de archivo - papel electrónico y - por lo que se puede prescindir de inmediato con la información una vez que haya terminado de revisar la misma. Muchos profesionales de negocios son “apiladores maestros”, es decir que tienden a acumular montones de papel que con el tiempo abruman. Haga un compromiso para trabajar en un proyecto y luego, cuando haya terminado, el archivo de inmediato a la basura. Para los archivos de papel, establecer un sistema de archivos codificados por colores, con cada color que denota un mensaje significativo para usted. Por ejemplo, implementar un sistema de jerarquía de tres colores en lo que significa verde “alta prioridad,” amarillo significa “prioridad moderado” y rojo significa “baja prioridad. O, para reducir el número de archivos en su escritorio, utilizar un sistema de dos colores. Seguir la misma lógica para crear un sistema de archivos del ordenador.

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Crear diario una lista de cosas por hacer y mantener con usted en todo momento para mantener enfocado y en pista. Cruzar las tareas a medida que se van finalizando. Del mismo modo, mantener un calendario con usted en todo momento, las referencias cruzadas a los dos si es necesario. Revise su lista de tareas pendientes al final de cada día y al comienzo de cada nuevo día para cimentar sus obligaciones diarias en su mente.

Establecer límites de tiempo y plazos para cada una de estas tareas, siendo optimista, pero también realista. Ser particularmente vigilantes sobre el tiempo usted asigna a leer y responder a mensajes de correo electrónico, ya que es muy fácil dejarse atrapar en el tiempo ". Vórtice de correo electrónico”etiqueta de su correo electrónico con‘mensajes de alta prioridad’para ayudar a enfocar sus esfuerzos - y luego decidir si debe o no responder en consecuencia.

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Comience llamadas telefónicas y reuniones con una estimación de su duración - y luego ver el reloj y se adhieren al plan. La gente va a respetar su disciplina si usted dice algo como: “Como sé que todos estamos ocupados, vamos a intentar todo lo posible para mantener esta llamada telefónica o reunión de 30 minutos.”

Establezca límites para los compañeros de trabajo que pueden intentar entramparle en un almuerzo prolongado o una conversación prolongada sobre su cita a ciegas horrible la noche anterior. Si bien algún tipo de interacción social es importante para la construcción de relaciones entre compañeros de trabajo, tenga cuidado de que no se vaya de las manos y lanzar una bola curva en su día laboral de otra manera bien estructurada.

Reconsiderar la multitarea. Usted puede pensar que hablar por teléfono, escribir un correo electrónico y revisar una propuesta de marketing que hace que un empleado del super, pero, de hecho, es posible que se difunden a su atención y en su lugar está siendo contraproducente. Si debe, se obligue a centrar su atención en una tarea a la vez y comparar los resultados con el modo multitarea de organizar su carga de trabajo.

Evaluar la carga de trabajo actual antes de acceder a asumir nuevas responsabilidades. A pesar de que muchos empleados asumen que deben intensificar y nunca decir no a esas solicitudes, considerar cuidadosamente si usted tiene tiempo para completar las tareas y si pueden llevarse a cabo de acuerdo a sus propias normas.

Consulte con su supervisor para asegurarse de que está en el camino correcto con su plan para organizar la carga de trabajo de oficina. Revisar su “plan de acción” y pedirle su opinión.