Cómo organizar las funciones de oficina
Los empleados de oficina en la mayoría de las empresas y organizaciones tienen una variedad de tareas y funciones. El número de funciones en una oficina puede ser organizada en una variedad de formatos, así como categorías. Cuando todas las funciones se han organizado una oficina funcione de forma más eficiente y eficaz. Por lo general, el gerente de la oficina está a cargo de todas las funciones de oficina y de su organización. A veces las funciones de una oficina se pueden combinar con el empleado que es más capacitadas para realizar esa función en particular.
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Haga una lista de todas las funciones que deban llevarse a cabo en una oficina. Algunas de las funciones podrían incluir la presentación, clasificar el correo, la recogida de hojas de tiempo, la programación, lo que confirma las citas, soporte técnico, servicio al cliente y la organización del viaje. trabajos de oficina pueden incluir una amplia gama de funciones en diferentes organizaciones y empresas.
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Organizar las funciones de prioridad. Averiguar cuándo los trabajos de oficina necesitan ser realizados. Algunas funciones deben realizarse diariamente y temprano en la mañana. Estas funciones deben tener prioridad. Puede no ser capaz de realizar algunas funciones hasta que se completen las funciones tempranas de la mañana. Esto podría retrasar la operación de sus instalaciones. Por ejemplo los cajeros de un banco deben almacenar sus cajones de dinero y cargar los cajeros automáticos antes del inicio de la jornada laboral. Evitar o retrasar estas funciones hará que sea difícil para dar servicio a los clientes una vez que las puertas se abren.
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Documentar las habilidades, talentos, y la capacidad de todos los empleados en la oficina. Asegúrese de que el empleado correcto es el manejo de la función correcta. Cuando los empleados están adaptados a la función correcta en una oficina que el trabajo se lleva a cabo de manera más eficiente y efectiva.
Revisar todas las funciones al final del día. Asegúrese de que todas las funciones se han realizado satisfactoriamente sobre una base diaria. Completar todo el extremo de las funciones cotidianas tales como el equilibrio, el bloqueo y el cierre de los locales.