Deberes de un Administrador

Un administrador se asegura de la oficina funciona sin problemas, sobre todo para que el ejecutivo que rinden cuentas directamente. Como administrador, estará a cargo de algunas tareas de mantenimiento, tales como hacer equipos de oficina seguro está bien surtido. Las cosas tales como pedidos de papel, cartuchos de tinta y plumas pueden ser parte de su responsabilidad. Además de los suministros, también puede servir como un "go-fer" y ser responsable de diligencias no relacionadas con su trabajo. En algunas industrias, se le puede pedir a hacer diligencias personales, no relacionados con el trabajo para su jefe.

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Los ejecutivos a menudo se inundan con las reuniones que atender. Como administrador, una de sus tareas será la de organizar el horario de su jefe. Va a coordinar las reuniones para su jefe y asegurarse de que no hay ningún otro compromiso para reuniones. Una vez que se ha programado una reunión, que también será responsable de llamar a la otra parte y la confirmación de que son capaces de cumplir. Si su jefe tiene que viajar por trabajo, también puede ser responsable de reservar sus arreglos de viaje.

Dado que los ejecutivos son miembros clave de una empresa, una gran cantidad de llamadas entrantes se dirige a ellos. Los administradores estarán a cargo de la detección de las llamadas telefónicas y asegurándose de que sólo las personas que realmente necesitan hablar con un ejecutivo están autorizados a hacerlo. Además de los derechos de teléfono, los administradores se les puede pedir a leer y responder a algunos de los mensajes de correo electrónico General recibe un ejecutivo. tareas de comunicación manejados por el administrador hace la vida más fácil para el ejecutivo.

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Un administrador siempre debe estar pensando en maneras de hacer que la oficina sea más eficiente. Esto podría significar el desarrollo de una nueva manera de responder a mensajes de correo electrónico, la búsqueda de alternativas más baratas que mantener los costos de la oficina o incluso dar con un plano de la sala que limita las distracciones de los empleados. Si hay cualquier problema que pueda limitar la productividad de la oficina, el administrador debe tomar medidas para rectificar el problema. Por ejemplo, si una impresora o un ordenador está teniendo problemas, el administrador podría llamar a un técnico para resolver el problema.