Política de garantía de calidad para Digitalización de documentos
La falta de garantía de calidad para la digitalización de documentos puede llevar a ilegibles - registros digitales de importantes documentos de papel - y por lo tanto inútiles. política de calidad de su empresa (PGC) para la digitalización de documentos deben directrices detalladas para la exploración y mejorando, la comprobación de legibilidad, los requisitos de documentación y formación de los empleados sobre la base de las mejores prácticas.
Escaneo y mejora de
Trabajar con su departamento de TI para averiguar la mejor configuración para su escáner y decidir sobre las directrices de calidad de imagen de destino de los documentos entrantes. Esto podría incluir el formato de archivo, puntos mínimos por pulgada (DPI) y los ajustes de contraste preferidos. Los ajustes óptimos deben encontrar un equilibrio entre la legibilidad y tamaño del archivo.
Comprobación para la legibilidad
La Asociación para la Gestión de la Información e Imagen (AIIM) recomienda la comprobación de un muestreo aleatorio de la legibilidad si tiene demasiadas exploraciones entrantes para comprobar cada uno de ellos individualmente. Sin embargo, cualquier exploración que reemplazará a un documento impreso debe ser revisado a fondo.
Requisitos de documentación
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El PGC debe enumerar metadatos necesarios para cualquier documento escaneado. Esto podría incluir la fecha de la digitalización, el origen de documentos y contenidos, e incluso palabras clave.
Formación de los empleados
El PGC debe incluir procedimientos detallados para enseñar a los empleados la importancia de la legibilidad e incluyen tutoriales prácticos para escáneres propiedad de la compañía y el software asociado.