Cuatro fases del ciclo presupuestario

Un presupuesto de negocio progresa típicamente en fases que en total producen un ciclo de vida completo del presupuesto. Independientemente de su enfoque, el ciclo presupuestario comienza con la planificación y termina con una evaluación exhaustiva. Aunque los términos utilizados para identificar las cuatro fases dentro del ciclo pueden diferir entre las empresas, los objetivos de las fases de preparación, aprobación, ejecución y auditoría son generalmente los mismos.

La preparación del presupuesto es un proceso que consume tiempo que suele tardar de tres a seis meses en completarse. Durante esta fase, los directores de departamento - o el propietario - hacer planes, priorizar el gasto, los números de contracción y desarrollar un plan de presupuesto preliminar. Debido a que la mayoría de las empresas a prepararse presupuestos separados para cada departamento o división y luego se combinan estos más tarde, pasos en la fase de preparación del presupuesto pueden repetirse antes de crear un presupuesto preliminar capaz de pasar a través de la fase de aprobación.

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La longitud de la fase de aprobación depende generalmente del tamaño de una empresa y su estructura organizativa. Por ejemplo, las responsabilidades de aprobación del presupuesto en una pequeña empresa con una estructura organizativa horizontal implican típicamente sólo el propietario, o el propietario y algunos directivos clave. Por el contrario, las empresas de tamaño medio y grande que se caracterizan por una estructura organizativa formal, jerárquica normalmente asignan responsabilidades de aprobación a las juntas, comités o altos directivos autorizados. aprobaciones de presupuesto a menudo requieren de mucha discusión y votación por consenso antes de la fase de aprobación se ha completado.

La fase de ejecución o implementación del ciclo de vida de presupuesto más a menudo se extiende desde el comienzo hasta el final del año fiscal o calendario. El monitoreo regular y consistente para asegurarse de que los departamentos están siguiendo las limitaciones presupuestarias y para mantener el control interno es vital durante esta fase. Si los ajustes se hacen necesarios durante el año, partes de un presupuesto anual pueden volver a la fase de preparación y pasar por el ciclo de nuevo. Si el monitoreo revela discrepancias, tales como los excesos de costes significativos o gasto que no coincide con las asignaciones presupuestarias, una auditoría interna puede tener lugar antes de finales de año.

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La fase de auditoría - que consiste en la auditoría interna, auditoría externa o ambas cosas - por lo general tiene lugar después de que termine el año fiscal. un análisis pormenorizado de los informes y estados financieros de fin de año proporciona formas de evaluar el cumplimiento de las limitaciones presupuestarias y determinan si las proyecciones utilizadas para crear el presupuesto eran exactos. Un informe de evaluación creado por el equipo de auditoría, que incluye recomendaciones para el próximo año, se completa tanto en la fase de auditoría y el ciclo del presupuesto del año en curso.