¿Cuánto tiempo debe uno mantener registros corporativos antes de destruirlos?

Los registros proporcionan un rastro de papel de su negocio de actividades, gastos, ingresos y estatus legal. Según la Agencia de Protección Ambiental, el empleado de oficina promedio utiliza alrededor de 10.000 hojas de papel al año. No todas esas hojas terminan como los registros de negocios, pero lo suficiente de ellos hacen que se pueda ejecutar rápidamente sin espacio de almacenamiento si todos ellos guarda. Deshacerse de papeles sin importancia y saber cuánto tiempo se debe mantener a los más importantes va a liberar espacio en su gabinete de archivos.

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Mantener contratos, actas constitutivas y otros contratos legales indefinidamente. Facturas de venta de activos de la empresa, las inspecciones de OSHA o las autoridades locales, permisos, las transacciones de acciones y bonos y cualquier registro de demandas en las que la corporación está implicada también deben mantenerse de forma permanente.

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El Servicio de Impuestos Internos requiere que mantenga sus declaraciones de impuestos y los justificantes el plazo de prescripción de que acabe el regreso a ser revisado o modificado. Se trata de seis años. documentos de apoyo incluyen recibos de gastos, deducciones de caridad y otros créditos. El Colegio de CPA de Massachusetts recomienda mantener estos registros durante siete años.

Usted debe mantener registros de todos los empleados actuales para siempre y cuando se emplean, y los registros de empleados despedidos por siete años después de la terminación, de acuerdo con el Colegio de CPA Massachusetts. Desea que los registros en caso de Archivos a un empleado una demanda en su contra por despido injustificado, discriminación o incluso una lesión en el trabajo. El IRS le aconseja que debe tener todos los registros relacionados con impuestos de los empleados, tales como la retención, durante cuatro años después de que los impuestos son debidos o la fecha en que pagan los impuestos, lo que sea más tarde.

Se pueden descartar los cheques cancelados y fichas de depósito, una vez que haya conciliado su estado de cuenta. La mayoría de los bancos proporcionarán copias de éstos por una tarifa, si es necesario. Si su banco no proporciona copias, es posible que desee aferrarse a ellos durante tres años. Puede descartar la correspondencia que no involucra asuntos legales o financieros anuales y lanzar aplicaciones de la gente que no contratan, a menos que desee mantener algunos de estos para futuras ofertas de trabajo.