Los problemas comunes que enfrentan los Record Management

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registros perdidos pueden variar desde una molestia menor para las empresas a una enorme molestia que lleva meses o incluso años, para resolver. Por ejemplo, si los clientes solicitan los documentos de la empresa sobre una base regular y no es capaz de proporcionarles de manera oportuna (o en absoluto), corre el riesgo de la pérdida de su negocio en el futuro. Si se necesitan registros importantes para un asunto legal, como la defensa de la empresa frente a una demanda, la no presentación de los documentos apropiados puede costar grandes sumas de dinero, o incluso significar la disolución de la empresa en su totalidad. Una forma de evitar la pérdida de registros es tener un proceso de organización y almacenamiento detallada.

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organización de archivos adecuado es una de las piedras angulares de la buena gestión de registros. Normalmente, las empresas organizan archivos cronológicamente por año y luego alfabéticamente por nombre del cliente. Además de las copias impresas de los registros de su empresa, almacenamiento electrónico es una opción viable que permite ahorrar espacio y el tiempo que su negocio puede poner a otros usos. Sin embargo, incluso si decide guardar la mayoría de los archivos importantes en los equipos de su organización, copias impresas tienen su lugar en el almacenamiento y organización de registros. Los documentos originales, tales como aquellos con firma reconocida, a menudo necesitan ser mantenidos por un cierto número de años o, a veces, de forma indefinida.

Dependiendo del tipo de negocio para el que mantenga registros, así como cuánto tiempo ha operado la empresa, usted puede encontrarse la falta de espacio para todos los archivadores valor de las formas que usted debe tener. Una posible solución a este problema no es mantener todos los registros extraños. Tenga en cuenta el tiempo que su negocio realmente necesita tener estos formularios en la mano. Para los propósitos de impuestos federales, la mayoría de los documentos se puede desechar después de un período determinado de tiempo, según lo indicado por el Servicio de Impuestos Internos (IRS), dependiendo del tipo de declaración presentada (ver la sección de Recursos). Diferentes empresas, como las oficinas legales y médicos, están obligados a mantener la información del cliente sólo para un número determinado de años, dependiendo del estado en el que operan. Otra solución es almacenar registros en una instalación separada, tal como una unidad de almacenamiento de alquiler. De esta manera, no ocupan un valioso espacio en las instalaciones de su negocio que usted podría utilizar para dirigir la organización. Tenga en cuenta, sin embargo, que estas unidades pueden ser costosos dependiendo de la cantidad de registros que necesita para almacenar.