Banco política de retención de documentos

Los bancos pasan por una enorme cantidad de documentación sobre una base anual, mensual y diaria. A pesar de la gran cantidad de papel, el banco no puede simplemente triturar los documentos una vez que un cliente cierra sus cuentas. El banco debe tener una política para la conservación de dichos documentos. De esta manera, si el cliente regresa o si el banco debe revisar los documentos por razones legales, todavía existen los documentos. Las políticas de retención varían según la institución en función del tipo de documento.

Guarde los documentos de cuenta estándar, tales como declaraciones, conciliaciones, órdenes de compra y vales para un máximo de siete años. fichas de depósito, por otro lado, sólo necesitan ser mantenidos por un máximo de tres años. Los cheques cancelados son ligeramente más importante. Mantenga éstos hasta 10 años. Conservar los datos vitales financieros sobre el banco y sus cuentas, tales como libros de contabilidad general, los balances de comprobación, el beneficio estados de pérdidas y balances, de forma permanente. Si usted tiene alguna duda en cuanto a la importancia de un documento a la operación del banco, errar en el lado de la precaución y retenerlo.

Prestatarios, los auditores o abogados pueden solicitar información sobre préstamos cerrados mucho tiempo después de las fechas de rentabilidad. Mantener estos registros durante al menos siete años. No es extraño que los clientes vuelven a visitar los préstamos o los tribunales de citar los documentos del préstamo varios años después de que se pague la obligación. La destrucción de esta información demasiado pronto puede parecer como una señal de alerta a los fiscales. Las solicitudes de préstamo o solicitudes que se retiran o denegar antes de la liquidación no necesitan ser retenidos por un periodo tan largo de tiempo. Mantenga estos documentos por no más de dos años.

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Retener a la mayoría de los documentos de recursos humanos durante al menos siete años. Esto incluye beneficios médicos, beneficios de incapacidad y registros de asistencia. Mantener los registros de rendimiento y los archivos de personal, siempre y cuando los empleados están con la empresa. Una vez que un empleado ya no está con la empresa, mantener sus registros durante al menos siete años después de la terminación. Mantenga las aplicaciones para las personas que no consiguen empleados por un período de dos a tres años.

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registros corporativos y documentos legales son los archivos más importantes para cualquier negocio, no sólo un banco. Como tal, mantener de forma permanente estos registros. Esto incluye contratos, hipotecas, escrituras, contratos, licencias, correspondencia legal y las demandas judiciales. Estos documentos pueden ser referenciados o en tela de juicio durante años. Debido a esta importancia, se debe hacer el esfuerzo para retener indefinidamente.